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Dato curioso: Google Drive se lanzó hace solo seis años, pero probablemente no recuerde cómo era la vida sin él.
No está solo: el servicio de almacenamiento de archivos tiene más de 800 millones de usuarios activos mensuales y carga más de 3 mil millones de archivos todos los días. Y, como sabes, es un recurso muy útil para mantenerte organizado.
Incluso si solo tiene unas pocas docenas de documentos allí, estos consejos lo ayudarán a administrarlos mejor y más rápido.
1. Encuentre archivos rápidamente buscando
En lugar de buscar en Google Drive todos sus archivos, puede usar las opciones en la barra de búsqueda para encontrar exactamente lo que necesita. No más llegar tarde a una reunión porque olvidó dónde enviar su presentación.
2. Facilita compartir tu trabajo públicamente
¿Quiere compartir sus documentos, presentaciones u hojas de cálculo con el mundo? Simplemente haga clic en Archivo > Publicar en la web y obtendrá un enlace público que puede compartir con todos.
Bonificación: cada vez que realiza cambios en Google Drive, sus documentos se actualizan automáticamente en línea.
3. Realice un seguimiento de las ediciones en su bandeja de entrada
La mejor parte de Google Drive es que le permite comentar, sugerir y etiquetar direcciones de correo electrónico en archivos compartidos con su equipo. Y, al optar por recibir notificaciones por correo electrónico sobre estas actualizaciones, puede estar seguro de que estará al tanto de cualquier cambio realizado en sus documentos sin abrir la aplicación.
4. Guarda cosas directamente desde la web
La extensión Save to Google Drive Chrome, tal como su nombre lo sugiere, le permite guardar documentos, imágenes, audio, video y más directamente desde páginas web a una carpeta de Google Drive de su elección. ¡Útil para esas capturas de pantalla de página completa que de otro modo serían complicadas!
5. Extrae texto de las imágenes
No pierda el tiempo volviendo a escribir texto de archivos PDF o imágenes para copiar. La opción de Google Drive para abrirlos con Google Docs tiene reconocimiento óptico automático de caracteres. Esto significa que en segundos tendrás un documento con el archivo original y el texto en él, listo para ser formateado y usado donde quieras.
6. Convierta documentos de Microsoft a Google para acceder fácilmente
La extensión de Office Editing Chrome para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones es un salvavidas cuando alguien le envía un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel. Google Drive convierte archivos al formato de Google con solo unos pocos clics, por lo que no necesita comprar otro programa para su computadora.
7. Acortar enlaces largos
Ordene esas URL largas (y no tan lindas) de Google Doc con el complemento Acortador de URL.
8. Chatea con tu equipo mientras escribes documentos
Si está trabajando con alguien en el mismo documento de Google Drive, puede chatear en vivo allí para hacer preguntas, intercambiar ideas o discutir sus ideas. Y, si necesita cambiar a otra herramienta en unos minutos, puede recibir notificaciones de nuevos mensajes de chat directamente en la pestaña de su navegador.
9. Realice copias de seguridad y sincronice sus archivos en cualquier dispositivo
La herramienta de copia de seguridad y sincronización de Google le permite cargar y almacenar automáticamente archivos (y, por supuesto, cualquier cambio que realice en ellos) desde su computadora para que pueda acceder a ellos desde cualquier otro dispositivo mediante Google Drive. Gran manera de hacer una de las copias adicionales de datos que realmente debería tener.
10. Coordine el color de sus archivos para una organización elegante
¿Necesita encontrar rápidamente algunos archivos de Google Drive? Establezca su color en un color llamativo y podrá encontrarlo rápidamente.
11. Usa atajos para ahorrarte todos los clics
Google Drive tiene una lista completa de métodos abreviados de teclado para ahorrarle clics y tiempo. Puede tenerlos al alcance de la mano presionando las teclas “Ctrl” y “/” en una computadora Chromebook o Windows, o las teclas “Cmd” y “/” en una Mac.
Definitivamente ahorrará tiempo y encontrará mejores formas de usar estas herramientas y consejos. Y si Google Drive aún no es su dispositivo digital indispensable, pruébelo de todos modos y es posible que se enamore de todas las formas en que acelera y simplifica las tareas en línea.
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .