Como alguien que dirige una gran organización con docenas de empleados virtuales, veo bastantes correos electrónicos. Y, como todo en la vida, alguna información es mejor que otra.
En el mundo de las comunicaciones por correo electrónico, “ah” podría ser la última palabra que desea que su jefe diga al leer su mensaje. Entonces, ¿qué tipos de mensajes debe evitar y cómo puede mejorarlos? A continuación se muestran tres ejemplos principales.
1. Correos electrónicos de seguimiento innecesarios
Los correos electrónicos de seguimiento vienen en todas las formas y formas, entonces, ¿qué hace que uno sea innecesario? Si su mensaje solo le pide a su jefe que le envíe un correo electrónico, se vuelve más molesto que una carta importante.
Muchas personas envían estos correos electrónicos por paranoia sobre lo que hicieron mal o lo que no hicieron, pero puedo decirles desde el punto de vista de un jefe que es irritante recibir varios correos electrónicos de seguimiento cuando alguien no me da la oportunidad de respirar.
Un ejemplo: Hace mucho tiempo tuve una empleada que entraba en pánico si no respondía a su correo electrónico dentro de una hora, pensando que eso significaba que estaba haciendo algo mal (en realidad, simplemente no recibí su correo electrónico). . Puedo pensar en un caso particular cuando llegué a casa después de un largo día y encontré seis (¡sí, seis!) correos electrónicos de ella preguntándome si había recibido sus mensajes.
UPS.
qué enviar en su lugar
Si bien la mayoría de las personas no son tan paranoicas como para enviar seis correos electrónicos de seguimiento al día, incluso un correo electrónico de seguimiento inoportuno puede molestar a su jefe.
A menos que el contenido de su correo electrónico deba procesarse hoy (en cuyo caso probablemente debería hablar con su jefe en persona en lugar de enviar el correo electrónico), recomiendo esperar al menos 24 horas antes de enviar lo que me gusta llamar una “inquietud falsa”. mensaje “contenido”.
Esto requiere enviar su información de seguimiento (“solo verifico para asegurarme de que recibió el informe trimestral que le envié hace dos días”), pero también incluirá información adicional, ya sea una pregunta o una actualización sobre una próxima presentación Actual Artículos (“¡Oh, acabamos de obtener los datos más recientes sobre la cuenta X y las ventas aumentaron un 30 %!”). Esto le permite pedir a escondidas a su jefe una actualización, al mismo tiempo que le brinda información de valor agregado para que no sienta que lo está molestando.
2. Correos electrónicos con nuevas ideas
Me gustan mucho los apasionados miembros del equipo, pero me siento un poco abrumado por el hecho de que los empleados me envían todas sus nuevas ideas en correos electrónicos separados. Solía recibir 10 correos electrónicos diferentes en 24 horas porque alguien del equipo de marketing se inspiró y siguió enviándome nuevas ideas.
Si bien es genial tener tantas cosas nuevas para probar, también es muy confuso tratar de ordenar todo y realizar un seguimiento de cada correo electrónico y pensamiento que recibe. Incluso si solo un correo electrónico contiene una nueva idea o concepto, es fácil perderse en el agujero negro de mi bandeja de entrada.
qué enviar en su lugar
Primero, sugiero esperar un momento más oportuno para tener ideas. En cuanto a la gente del equipo de marketing, esperaré hasta el Hangout de Google que hemos programado para la próxima semana para hablar de todo esto.
Si no está seguro de cuándo es el momento adecuado, o por alguna razón, el correo electrónico es la única opción, le sugiero que envíe un correo electrónico a su jefe y dígale que tiene algunas ideas nuevas y que quiere saber cuál es la mejor manera en que las compartirán. Si mi empleada me preguntara eso, le diría que me enviara por correo electrónico un documento de Word con todo lo que quisiera. Será más compacto y fácil de guardar para su uso posterior. Su jefe podría sugerirle que haga una llamada rápida para discutirlas, o pedirle que guarde las ideas y las envíe por correo electrónico colectivamente un día de la semana.
3. Correos electrónicos que tu jefe recibe copia sin motivo
A cualquier profesional le molestará recibir una copia en un hilo de correo electrónico en el que no está realmente involucrado: solo se suma a más y más correos electrónicos, y terminas perdiendo el tiempo leyendo cosas que probablemente no necesites.
Desde la perspectiva de un empleado, lo entiendo: quiere asegurarse de que su jefe sepa que está haciendo su trabajo y que está trabajando duro para mantener abiertas las líneas de comunicación. Pero en la mayoría de los casos, todo obstruye la bandeja de entrada de su jefe.
qué enviar en su lugar
A menos que sea absolutamente necesario que su jefe participe, manténgalo fuera de la línea de CC y, una vez que termine la interacción, envíe un breve resumen de la información relevante que surgió durante la conversación (“FYI, Company Y aparecerá en ese historia”). Le permite a su gerente entender lo que está pasando sin mantenerlo al tanto mientras usted averigua los detalles. ¡Un correo electrónico es definitivamente mejor que 42!
En general, el nombre del juego para enviar correos electrónicos a los jefes es simplificar su mensaje y ser más selectivo con lo que envía. Puede parecer contradictorio, pero si recibo menos correos electrónicos de mis empleados, pero todos son significativos, podría pensar que esta persona está haciendo un mejor trabajo que alguien de quien he estado escuchando.
Fotografía de una mujer revisando su buzón cortesía de Shutterstock.
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