Cuando un colega me llamó la atención sobre un artículo anterior sobre productividad del correo electrónico de George Kao que volvió a estar de moda, me di cuenta de que los problemas con la bandeja de entrada son reales. Acabo de regresar de una luna de miel de tres semanas en Japón, así que sé de primera mano lo real que es esto. Hay un verdadero truco para administrar su bandeja de entrada, y es una educación, si no un arte. A lo largo de nuestro viaje, mi esposo, que básicamente ha estado tratando de llegar a la bandeja de entrada cero, miraba mi teléfono y veía el ícono de correo y el número rondando el 400, y luego se sobresaltaba.
“Me puso nervioso”, dijo, y casi podía ver gotas de sudor en su frente. Sin embargo, ¡estoy de vacaciones! Y tengo un contestador fuera de la oficina, ¡para mi cuenta de trabajo y mi dirección personal! Nadie esperaba nada de mí y me encantaría enfrentarme a este número cada vez mayor cuando regrese.
Por supuesto, los detalles de la bandeja de entrada, aunque a veces son tediosos, también son estrictos. No importa si revisas tus mensajes un lunes por la mañana después de haber desconectado todo el fin de semana o en medio de un jueves por la tarde al azar. Si no sabe por unos segundos si el mensaje necesita (y mucho menos si vale la pena) una respuesta, probablemente esté desperdiciando valiosas horas de trabajo tratando de resolverlo.
El subtítulo del artículo de Kao “Cómo llegar a cero en la bandeja de entrada regularmente” me recuerda la importancia de simplemente saber a qué responder y cuándo. Esta conciencia puede significar la diferencia entre una bandeja de entrada desbordada y una ordenada. Aquí hay algunos consejos rápidos para ayudarlo a decidir.
1. Busca pistas
A veces son obvios. Una colega mía reenvía una gran cantidad de correos electrónicos relacionados con eventos, investigaciones e informes, pero ella siempre señala: “Archivar en cualquier momento”. Al principio, pensé que podría ser grosero, o al menos la respuesta más superficial (“Gracias !” ), pero rápidamente me di cuenta de que sus comentarios descarados sobre el archivo significaban que no quería y no necesitaba responder.
Si no tiene una pista tan directa, léala nuevamente y piense detenidamente en cómo su respuesta afectará la nota. Si no es así, por ejemplo, alguien de su departamento solo está compartiendo un proyecto en el que está trabajando y actualmente no tiene nada de valor que agregar, no haga clic en responder solo para acusar recibo.
2. Identificar un problema
Como arriba, esto suele ser simple. Si va a responder una pregunta concreta, obviamente necesita responder, y probablemente lo antes posible, o dentro de las 24 horas. Dado que no se garantiza que todas las personas con las que contacte escriban el correo electrónico más persuasivo o pertinente, es posible que deba revisar los párrafos para ver si hay algo que responder.
Si está seguro de que no hay problema, pero tiene una pregunta propia, asegúrese de responder para obtener una aclaración. Si tiene el potencial de evitar futuros malentendidos, vale la pena hacer un seguimiento y agregarlo a la bandeja de entrada de alguien.
3. Habla – si quieres que te escuchen
Es el más complicado, pero una vez que le coges el tranquillo, se convierte en una segunda naturaleza. Muchas veces, recibirás correos electrónicos que aparentemente no te preguntan nada. Puede recibir respuestas a sus envíos, comentarios sobre sus proyectos completados, sugerencias sobre cómo proceder, información sobre objetivos específicos del departamento. Si no tiene nada nuevo que agregar a la conversación, o puede aceptar el comentario limpiamente y continuar con su trabajo, puede estar seguro de no responder.
Pero, por otro lado, si siente la necesidad de expresarse, para aclararse o dar más detalles sobre una decisión que tomó o proporcionar nuevos conocimientos, entonces, por supuesto, debe presionar el botón de respuesta. Esto es especialmente cierto si su entorno de trabajo fomenta el pensamiento independiente y contribuye a los temas discutidos.
No hace falta decir que los boletines, los correos electrónicos masivos o cualquier cosa que se sienta como una lectura opcional no requiere una respuesta. Si lo encuentra útil, puede crear carpetas como sugiere Kao, y organizar y mantener su bandeja de entrada es casi automático.
Otra cosa a tener en cuenta: ponte en el lugar del remitente. Si fueras tú quien envió el mensaje, ¿estarías buscando una respuesta? Si bien definitivamente hay momentos para decir gracias, si se comunica con alguien de forma regular o tiene muchas idas y venidas, algunas de las cuales requieren respuestas más reflexivas, probablemente pueda ignorar el correo electrónico y tener cuidado de no enviar la mayoría. correos electrónicos inapropiados como tú. Es posible que las personas que intentan lograr Inbox Zero respondan innecesariamente con dos palabras.
Fotografía de un hombre revisando su correo electrónico cortesía de JGI/Tom Grill/Getty Images.
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