Hace unas semanas, mi amiga y yo discutimos nuestro desdén compartido por las reuniones y ella dijo: “Siento que estamos teniendo las mismas conversaciones una y otra vez. Cuando no se hacen bien, pueden ser un desperdicio”. de tiempo.”
Estoy totalmente de acuerdo. En un trabajo anterior, a menudo dejaba escapar un largo suspiro cuando aparecía una invitación de calendario en mi bandeja de entrada (que siempre es genial en un entorno de oficina abierta). Entonces pasaría un tiempo precioso tratando de averiguar cómo evitarlo.
¡Oh, lo siento! Tenía 14 conflictos en ese momento, o tenía una cita con el dentista. Cada día de la semana. Próximo. Por favor continúa sin mí. Que la fuerza esté con usted.
No digo que todas las reuniones sean inútiles. Algunos son absolutamente necesarios. A veces son la única manera de hacer el trabajo. Pero también creo que haciéndonos estas tres preguntas antes de cada pregunta, tenemos mucho espacio para ser más eficientes.
1. ¿Quién necesita estar aquí?
Consejo: Puede que no haya tanta gente como crees. La clave es ser consciente de a quién está pidiendo que esté allí para asegurarse de que sea lo más eficiente y significativo posible para todas las partes. Nadie debería pensar: “Bueno, eso fue una gran pérdida de tiempo”.
Porque este sentimiento no es bueno para el individuo, el grupo o la empresa. Solo imagine todo el trabajo que se podría hacer si solo hubiera 4 personas en la habitación en lugar de 10. Durante un período de 60 minutos, puede dedicar 6 horas adicionales para completar el trabajo.
Por ejemplo, supongamos que está haciendo una lluvia de ideas para un nuevo logotipo para su empresa. El diseñador gráfico está ahí para asegurarse de que entiende la visión. El director de marca está allí para asegurarse de que se adhiera a las pautas de la empresa. Pero, ¿necesita un gerente de recursos humanos porque tiene un logotipo en cada publicación de trabajo? no. Cuando termines, puedes pedirle que reemplace el viejo con el nuevo. Ahora, déjala en paz, ¡tiene trabajo que hacer!
Si no eres el organizador, deberás valorar si tu asistencia es imprescindible. A veces, los colegas te invitan solo porque creen que quieres estar allí. Sin embargo, puede rechazarla si lo considera oportuno (es decir, si no sabe lo que va a contribuir o si simplemente está demasiado ocupado).
En este caso, diría “Hola. Creo [insert team member’s name] será capaz de manejar esto por su cuenta. Sin embargo, si tiene alguna razón particular para quererme aquí, ¡hágamelo saber! ”
Luego use el tiempo libre para volver al trabajo.
2. ¿Cuál es el objetivo?
¿Qué es exactamente lo que estás tratando de lograr? Es crucial establecer metas con anticipación. Te mantiene enfocado en la tarea y ayuda a dar forma a toda la conversación. De lo contrario, podría sentarse allí durante 45 minutos balbuceando sobre cómo Leonard siempre estaba tarareando el tema musical del Titanic. (Atrápame cada vez. ¡Nunca te sueltes, Jack!)
“Una agenda efectiva establece expectativas claras de lo que debe suceder antes y durante la reunión”, en el libro “Líderes más inteligentes”, “Equipos más inteligentes: cómo usted y su equipo pueden salir de la caja para obtener resultados”, explica el autor Roger Schwartz .
“Ayuda a los miembros del equipo a prepararse, asignar su tiempo de manera inteligente, hacer que todos traten rápidamente el mismo tema y determinar cuándo se termina la discusión. Si aún surgen problemas durante la reunión, una agenda bien diseñada aumenta la capacidad de resolución rápida y efectiva del equipo para pregunta”, dijo Schwarz.
Tal vez solo desee que todos proporcionen actualizaciones de estado sobre sus proyectos de mayor prioridad. O bien, debe tomar una decisión hoy sobre qué administrador de cuentas asignar a una gran clientela nueva.
Averigua tu destino y llega allí. (Y también sería útil si compartiera sus planes con otros asistentes para que sepan qué esperar y si necesitan hacer algo con anticipación).
Aquí hay un consejo: si no puede responder exactamente por qué se conocieron, entonces, por el amor de Dios, cancélelo.
3. ¿Qué necesito preparar?
Un antiguo colega mío solía encontrar tiempo para prepararse para reuniones con otras personas, y siempre me preguntaba por qué. Luego, fui a una fiesta y olvidé por completo lo que discutimos la última vez y tuve que revisarlo, o no terminé (vergonzosamente) un elemento de acción. En todos estos casos, terminamos teniendo que invertir más tiempo en nuestros horarios.
Para asegurarse de que esto no suceda, debe estar preparado. Tal vez esté revisando las notas de la reunión de la semana pasada, así que está fresco en su mente. O, tal vez, está enumerando los puntos de conversación y las respuestas que necesita. Sea lo que sea, tómese el tiempo para hacerlo. Dará grandes frutos.
Por ejemplo, superviso el programa de educación entre pares de mi departamento y estoy trabajando para mejorarlo. En dos semanas, tendré una conversación individual con mi supervisor para analizar mi propuesta. He estado recopilando comentarios de los estudiantes y organizando mis pensamientos, y el siguiente paso es dibujar la estructura y el cronograma en papel.
Si me acercara a ella con las manos vacías, podríamos pasar tiempo intercambiando ideas, lo cual no es necesariamente algo malo en sí mismo, pero tampoco me ayuda a seguir adelante.
Te aseguro que disfruto trabajando con la gente. Pero una de mis mayores molestias es la ineficiencia, especialmente cuando se puede prevenir fácilmente. Si su horario parece demasiado lleno, o si recuerda esperar a que suene la campana de la escuela secundaria cada vez que se reúnen, podría ser el momento de dar un paso atrás y comenzar a hacerse estas preguntas.
Oye, si tienes más preguntas como esta para hacerte, por favor dime qué están haciendo. Gorjeo!
Fotografías de la sesión cortesía de gradyreese/Getty Images.
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