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Es una situación que no es del todo irreal: imagina que administrar tu bandeja de entrada ha requerido tanto tiempo y esfuerzo últimamente que estás empezando a sentir que debería ser así. Esos trucos de correo electrónico que ve en línea nunca se aplicarán realmente a su situación, porque es imposible que el autor comprenda los intrincados detalles de su trabajo en particular o las responsabilidades que conlleva.
Si esto le suena familiar, probablemente esté subestimando cómo su correo electrónico puede salirse de control. De hecho, su bandeja de entrada puede estar en un modo de rabieta en toda regla, y se está culpando a sí mismo por ser rebelde cuando podría evitar el problema por completo. ¡Siga leyendo para conocer algunos signos de que no está solo y las formas de solucionarlos!
Recuerda: puedes recuperar el control.
1. Recibes más correos electrónicos de los que puedes responder
¿Por qué aparecen 10 mensajes cada vez que respondo un mensaje? En el pasado, pasaba horas navegando y respondiendo, solo para quedarse atrás en los elementos de acción reales en su lista de tareas pendientes que esperaban su atención. No existe un equilibrio saludable entre mantenerse al día y ocuparse de todo lo demás en la vida. Tal vez tu relación con tu bandeja de entrada no es lo que solía ser.
Por qué es esto
Tratas tus correos electrónicos como si todos tuvieran la misma importancia. Tal vez tenga una política de “primero en entrar, primero en salir” en la que puede responder a lo que haya estado esperando más tiempo para que responda, y funciona hasta el día de hoy. O tal vez tenga una política LIFO en la que trabaje de arriba a abajo.
Como arreglarlo
Ahora es el momento de comenzar a priorizar los mensajes por urgencia. Hágase las siguientes preguntas cada vez que reciba una nueva pregunta:
- ¿Es esto urgente?
- ¿Hay alguien más capaz de manejarlo?
- ¿Necesita una respuesta?
- ¿Es esta tu respuesta habitual?
Si no es urgente, guárdalo para más tarde. No está pendiente más tarde, sino la hora real del día que configuraste para pasar por tu bandeja de entrada. Si es urgente pero muchos de ellos son más capaces de responder, espere unos minutos y vea si uno de ellos responde. Si no se requiere respuesta: no hay respuesta. Finalmente, si esta es una respuesta que proporciona con frecuencia, considere usar funciones como respuestas enlatadas en Gmail, o cree un documento que mantenga todas sus plantillas en un solo lugar.
2. Recibes demasiados boletines
Te despiertas todas las mañanas con toneladas de mensajes sin leer, incluidos no menos de 30 boletines diferentes (¡Últimos titulares! ¡Ofertas! ¡El mejor restaurante de la zona! ¡Noticias de la industria!). Te acostaste en la cama con los ojos apenas abiertos y barriste cada uno directamente a la basura. Es una parte necesaria de la experiencia, te dices a ti mismo. Me inscribí en estos y ahora este es el precio que tengo que pagar.
Por qué es esto
Lo entiendo: los boletines son atractivos. Hay tantos geniales que es difícil elegir las cosas simples y divertidas que realmente valen la pena. Cada vez que encuentra un nuevo resumen diario o una carta semanal que parece realmente útil, se pregunta si está realmente seguro antes de entregar la llave dorada a su bandeja de entrada, y lo está. Entonces te suscribes. Pero antes de que te des cuenta, incluso sin tus intenciones, esa suscripción se convierte rápidamente en una más en una larga lista de eliminaciones matutinas.
Como arreglarlo
Evita que esto suceda cancelando la suscripción de manera más intencional. Date una semana de prueba cada vez que te suscribas a un nuevo boletín. Si al final de la semana no está interesado en encenderlo (o aún no lo ha encendido), entonces cancele la suscripción. Nada que preguntar. Sé lo que estás pensando: ¿quién tiene tiempo para todo esto? Puede usar aplicaciones como Unroll.Me (para boletines) y BoxBe (para personas).
3. A menudo pierde hilos de correo electrónico o los olvida por completo
Está trabajando en un próximo proyecto con otros cinco colegas y alguien ha iniciado un hilo para determinar una hora de reunión para la próxima semana. Teniendo en cuenta todas las demás tareas que tiene entre manos, cree que está bien posponer este pequeño detalle de la programación hasta más tarde, incluso mejor, cuando la conversación sea más profunda y tenga más trabajo por hacer. Después de unas horas, vas a buscar los mensajes y ya no están. No importa qué término de búsqueda intente.
Por qué es esto
Dos posibilidades: su bandeja de entrada está demasiado desordenada o demasiado organizada. Estoy hablando de personas que se deshacen de todo lo que tienen debajo del sol de inmediato o acumulan miles de mensajes sin leer. Cada correo electrónico que recibe (de su jefe, vecinos, socio y su abuela) se destierra a los archivos o se deja en su bandeja de entrada para siempre.
Como arreglarlo
Es hora de limpiar tu bandeja de entrada. Reserva una hora cada día para clasificar el correo. Puede: mover hilos a carpetas, utilizar etiquetas, destacar cualquier cosa a la que necesite volver más tarde, consultar Boomerang o probar cualquiera de estas excelentes herramientas. No elija un enfoque solo por elegir un enfoque, elija un enfoque que sepa que tiene sentido para usted. Es posible que deba probar algunos sistemas antes de encontrar el perfecto, pero créame, pasar unas horas haciendo esto le ahorrará mucho dinero a largo plazo.
Si alguno de estos escenarios te suena familiar, está bien. Es normal sentir que tu bandeja de entrada gobierna tu vida. Pero eso no significa que tengas que rendirte. En su lugar, comience a solucionar problemas y envíe correos electrónicos hasta que recupere el control.
¿Tiene algún consejo de administración de correo electrónico que debería probar pero no incluí?Notificarme @caroqliu ¡hágamelo saber!
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .