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Bien, aquí estamos de nuevo. Necesita algo de un colega y aún no ha recibido respuesta. Hora de hacer un seguimiento. Eliges el tema, presionas “responder” y sientes la necesidad de comenzar a escribir: “¿Tienes estas respuestas para mí? Según mi último correo electrónico, la fecha límite es esta mañana”.
Pero aquí está la cosa: sabes que la frase “basado en mi último correo electrónico” puede parecer pasivo-agresivo. (Si somos completamente honestos, ¡esta podría ser una de las razones por las que consideraría eliminarlo en primer lugar!) Hace que sus compañeros de trabajo se sientan llamados y, a menudo, solo molesta a las personas de la manera equivocada.
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Por supuesto, la mejor manera de evitar ir por este camino es establecer sus expectativas de manera clara y concisa en su mensaje inicial. Canalice la información más importante, incluya un llamado a la acción, genere responsabilidad agregando plazos y, si hay mucha información de fondo relevante, inclúyala a continuación y recuerde a los lectores que existe.
Desafortunadamente, no importa cuán obvia crea que es su solicitud o cuán completa sea la información que comparte, es posible que deba hacer un seguimiento para obtener la información que necesita o repetirse hasta que todos estén en la misma página. (¿No sería frustrante que alguien te hiciera una pregunta cuya respuesta sabían, si en realidad leyeron tus notas anteriores?)
Puede ser irritante, pero puede que no sea muy productivo dejar que la frustración se haga cargo. Entonces, ¿qué harías? Aquí hay cinco mejores formas de hacer un seguimiento en lugar de decir “Basado en mi último correo electrónico…”
1. Directamente
A veces, el mejor enfoque es simplemente señalar a alguien la solicitud original, sin la redacción pasivo-agresiva. En otras palabras, la llamada a la acción es leer y responder al correo electrónico original. En estos casos, responda a la publicación, para que el original pueda citarse fácilmente, y sea directo y conciso. Puedes probar:
- “Estoy haciendo un seguimiento de lo siguiente” o “Haciendo un seguimiento de esto [request/question/assignment]”
- “Estoy dando vueltas por debajo” o “dando vueltas en este [request/question/assignment]”
- “Estoy revisando a continuación” o “Revisa esto [request/question/assignment]”
- “Necesito su entrada a continuación [date/time]”
2. Reitera tu solicitud
En algunos casos, no es suficiente hacer que su colega regrese a la solicitud original. Tal vez quieras enfatizar exactamente lo que quieres y por qué.
Así que reitere su solicitud en una o dos oraciones. Extraiga los puntos más importantes junto con los entregables y los plazos que está esperando, dirigiendo a los lectores al correo electrónico original para obtener más información.
Por ejemplo, podría decir: “Esta es una prueba de diseño para su revisión. Necesitamos sus ediciones para el final de la semana para poder avanzar. Consulte a continuación para obtener más información”.
También puede combinar los dos primeros métodos con lo siguiente: “Estoy haciendo un seguimiento de la prueba de diseño. Necesitamos sus ediciones para el final de la semana para poder avanzar. Consulte a continuación para obtener más información”.
Esta estrategia funciona bien para los lectores que no siempre se toman el tiempo para leer toda la información y puede ser un enfoque más suave que saltar directamente a “¿Puedes ver mi último correo electrónico?”
3. Haz preguntas
Comience con una pregunta para llamar la atención del lector y utilícela para cambiar estrategias, plazos o expectativas si es necesario.
- “Tienes alguna idea [the project or question at hand]? Por ejemplo, “¿Qué opinas sobre las pruebas de diseño?” “
- “Tienes el tiempo [complete the task requested]? Por ejemplo, “¿Tiene tiempo para mirar la prueba de diseño?” “
- “¿Puedes conseguirme? [the deliverable] atravesar [date/time]? Por ejemplo, “¿Puede recibir mis comentarios sobre la prueba de diseño antes del mediodía del miércoles?” “
- “¿Quiere recibir una llamada rápida o reunirse para discutir [project or question at hand]? Por ejemplo, “¿Quiere hacer una llamada rápida o reunirse para discutir la prueba de diseño?” “
4. Levanta el teléfono
¿Alguna vez comenzó a redactar un correo electrónico y pensó que sería más fácil y rápido explicarlo por teléfono? El silencio de su colega puede provenir del mismo sentimiento: tomaría demasiado tiempo sentarse y redactar un correo electrónico con toda la información solicitada. Así que levanta el teléfono, especialmente si tienes poco tiempo y necesitas una respuesta rápida.
Si mantiene viva a esta persona, puede decir: “Hola Sarah, me alegro de haberte atrapado y tienes unos minutos para hablar”. [the project or question at hand]Me encantaría averiguarlo. [the deliverable], y pensé que era más fácil hacerlo por teléfono. Luego reitere clara y sucintamente lo que necesita.
Si no responde, deje un mensaje de voz breve, como: “Hola Sarah, te llamo por [the project or question at hand], Creo que sería más fácil hablar por teléfono. Te enviaré otro correo electrónico, pero no dudes en llamarme para discutirlo. “
Envíe correos electrónicos de seguimiento como respuesta al hilo original (especialmente porque algunas personas no revisan sus correos de voz en todos estos días).Podrías escribir algo como: “Acabo de dejarte una carta sobre [the project or question at hand], si es más fácil para usted, por favor llámeme para discutir.De lo contrario, por favor hágamelo saber por correo electrónico [the deliverable]Puede encontrar más información a continuación. “
5. Por cierto
Esta es probablemente mi estrategia favorita porque me encanta leer las expresiones y el lenguaje corporal, y me encanta crear oportunidades para ideas espontáneas que pueden surgir de conversaciones cara a cara.
¿Funcionó? Absolutamente. ¿Fueron las cosas contraproducentes? ¡Sí! Cuando sigues a alguien, es posible que obtengas una respuesta distraída y a medias porque esa persona no puede prestarte toda tu atención (puedes irritarla interrumpiéndola). Debe comprender a su audiencia y respetar la forma en que manejan la información y el trabajo. Además, cuando todos están ocupados con las reuniones, puede ser complicado encontrar un momento ideal para asistir. Así que use esta estrategia cuando tenga tiempo y haya desarrollado relaciones sólidas con sus colegas.
Si está hablando con sus compañeros de trabajo por teléfono o en persona, envíe un correo electrónico simple después para documentar su decisión. Su nota puede comenzar con “Gracias por su tiempo” o “Me alegro de haber tenido la oportunidad de hablar sobre X”. Luego, “Simplemente anótalo…” o “Confirma por correo electrónico que decidimos que tú harás X y yo haré Y el próximo fin de semana”.
En la raíz del mensaje de seguimiento está el hecho de que necesita algo y obtenerlo podría beneficiar a todos los involucrados a largo plazo. Así que evita despertar resentimientos innecesarios y contraproducentes. En cambio, sea paciente y positivo. Mantenga un lenguaje sencillo, establezca expectativas claras, resalte información relevante, enfatice llamados a la acción específicos y espere obtener la respuesta que necesita esta vez.
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .