No soy matemático, pero calculo que recibo entre 10 y 4 mil millones de correos electrónicos al día. Por mucho que me encantaría responder a cada uno de ellos, esto no es posible. No si quiero hacer otras cosas en mi vida como completar mi lista de cosas por hacer y hacer contacto visual con otros seres humanos.
Entonces, ¿cómo decido quién recibe una respuesta y quién se pierde en mi bandeja de entrada para siempre? Bueno, me pongo mi traje de dios, cierro los ojos y veo qué pasa.
Es broma, ese truco de productividad resultó ser un fracaso total. En cambio, manejo mi información con las mejores intenciones. Enfatice las mejores intenciones, ya que los proyectos se escapan. Si lo hacen, generalmente es por las siguientes razones:
1. No consideraste mi disponibilidad
Antes de mi reunión de hoy, me encantaría escuchar sus pensamientos sobre esta presentación.
Vi esta ventana emergente y pensé “¡Por supuesto!” Sin embargo, abrí el archivo adjunto y descubrí que tenía 65 páginas. Son unas 64 páginas más de las que podría leer hoy con 10 minutos de tiempo libre.
En un mundo ideal, ordenaría mi horario, desarrollaría habilidades que duplicarían mi velocidad de lectura y le daría mi mejor retroalimentación. Pero lo más probable es que suponga que podré “encontrar el tiempo” en algún momento, luego dejaré de hacerlo y luego no recordaré recibir sus notas mucho antes de que termine la reunión.
Envíe esto una vez que sepa que va a querer la “idea” de alguien: Me encantaría recibir sus comentarios sobre mi presentación de 65 páginas para el próximo viernes. Sé que hay mucho para leer, así que por favor avíseme cuando pueda enviarlo.
2. No preguntaste nada
Esta es mi charla de la próxima semana.
Dijiste que tu discurso de la próxima semana está aquí. De hecho, está aquí, adjunto a este mensaje como se prometió.
Pero no estoy seguro de lo que necesitas de mí ahora. ¿Quieres comentarios generales? ¿Estás seguro de que lo veo? ¿Quizás un emoji de guiño?
Cada correo electrónico debe incluir el siguiente paso (incluso si es “No se requiere respuesta”). Nunca querrás que el destinatario piense: “Bueno, está bien, ¿gracias?”.
TAMAÑOS PROBADOS: Aquí está mi presentación para el próximo viernes. Me encanta tu experiencia al elegir el meme SFW correcto. ¡Déjame saber si tienes alguna idea!
3. No dejaste claro por qué me invitaron a la fiesta de CC.
CC: Todo el departamento de marketing, los cuatro ingenieros, una perdiz en el peral y yo
Pongan en contacto a todos y avísenme qué sigue para la presentación.
Hola, hola, ¿por qué estoy aquí? Si bien fue un honor ser incluido en lo que podría convertirse en una cadena interminable de correos electrónicos que acechaban mis sueños, vi esto y me desconcertó de inmediato. Esta es la primera vez que escucho sobre este proyecto, y sin ningún contexto, apenas puedo sacar conclusiones sobre por qué me involucré.
En lugar de “involucrar a la gente” y esperar que lo resuelvan, di lo que quieres de cada uno de ellos: Jenni: ¿La siguiente línea de tiempo encaja con tu equipo creando memes de SFW? Tom: ¿Puedes comprobar que son realmente seguros para trabajar?
4. No estás usando la fecha límite
¿Tienes un gato que me pueda prestar para mi presentación?
Si bien tengo la intención de responder a esto, probablemente no lo haré. No es porque estés pidiendo prestado un gato sin antecedentes. Más bien, es porque tengo que responder a todos los que llegan a mi bandeja de entrada antes de una fecha límite clara antes de que pueda pensar en ello. Así que este seguirá subiendo en mi lista hasta que olvide lo que significa “enviar los detalles del gato de Dave”.
Hágase un favor e ingrese la hora o la fecha en que necesita una respuesta. Tan simple como me puedes decir para el jueves por la tarde si tienes un gato para prestarme para el discurso del viernes?
5. No usas suficientes palabras que conozco
Envíe CTR dek 4 “SFW cat” a través de EOD
No responderé a esto porque no puedo responder a esto.
En parte porque ni siquiera sé por dónde empezar a responder, y en parte porque no estoy seguro de si al hacerlo provocará que algún bot ingrese un virus en tu bandeja de entrada.
Eche un vistazo rápido a su correo electrónico y asegúrese de que cada palabra tenga al menos una vocal. Bueno, bueno, estás ocupado, asegúrate de que la mayoría de las palabras estén ocupadas.
Con muy pocas excepciones, sus compañeros de trabajo no son lectores de mentes. Tampoco son perfectos. Son tan duros como usted tratando de mantenerse en la parte superior de la bandeja de entrada, haciendo su trabajo y discutiendo sobre lo que van a cenar porque el almuerzo es hace una hora y tienen hambre otra vez (oh, solo ¿me?).
Si bien no puedo garantizar que seguir todos mis consejos le dará una tasa de respuesta del 100%, le dará una mejor oportunidad. Si puede obtenerlo escribiendo algunas palabras adicionales, ¿por qué no aceptarlo?
¿Me estoy perdiendo de algo?dígame Gorjeo!
Fotografías de personas hablando por teléfono cortesía de JGI/Tom Grill/Getty Images.
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