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Estás trabajando en un proyecto importante y has pasado horas realizándolo. Pero justo cuando ingresa al área, su jefe se detiene para dejar algunos documentos. Luego, su colega se acerca para conversar sobre la reunión de la próxima semana. Su teléfono está timbrando. Su correo electrónico jingles. Te enfrentarás a interrupción tras interrupción. Cuando finalmente regresas a tu proyecto, todas tus maravillosas ideas nuevas (sin mencionar la motivación) se han ido.
Desafortunadamente, manejar estas distracciones no es tan fácil como cerrar la puerta de la oficina (simplemente preguntarle a un colega pensando “¿Debería llamar a la puerta o no?”) o decirle a su colega que se vaya. (He ganado cierta reputación en mi trabajo anterior por mirarme cuando estoy demasiado ocupado para conversar; digamos que ese no es el mejor enfoque).
Sin embargo, hasta donde yo sé, existen formas simples y efectivas de reenfocar después de las interrupciones, o mejor aún, detenerlas en primer lugar. Usa las siguientes ideas para evitar que las interrupciones inesperadas te saquen del juego.
evitar la interrupción
La mejor manera de minimizar las distracciones es tomar algunas medidas proactivas para evitarlas. Antes de embarcarse en un proyecto importante, pruebe estos métodos para asegurarse de que realmente está obteniendo el tiempo de producción que planeó.
1. Comunícate con tus colegas
Repasemos la situación detrás de escena: ¿Cómo saben sus colegas cuándo está en su escritorio para almorzar en lugar de completar su solicitud de subvención antes de una fecha límite importante? R: Dígales. En una oficina pequeña, envíe un correo electrónico al azar que diga: “La fecha límite de mi informe anual es hoy: comuníquese solo con proyectos que no pueden esperar hasta mañana”. y sus compañeros inmediatos. Es menos probable que lo molesten y también pueden ayudar a transmitir el mensaje a quienes se dirigen hacia usted.
2. utiliza tu tecnología
El botón No molestar de su teléfono no es solo para decorar, al igual que sus mensajes de fuera de la oficina no son solo para las vacaciones. Así que aproveche esta tecnología personalizable y configure un mensaje para que sus colegas sepan que no estará disponible. Cambie su respuesta fuera de la oficina para que le respondamos al correo electrónico mañana. Establezca la hora en su calendario de Outlook en “No disponible – Nombre del elemento” para que los colegas bien intencionados no elijan esa hora para detenerse y conversar. No tenga miedo de no molestar a su teléfono. Los mensajes no urgentes pueden permanecer en el buzón de voz durante horas y, si alguien te necesita, acudirán a ti. (Nota: este método no funcionará si lo hace todos los martes. Úselo solo para proyectos grandes y urgentes).
3. tener una frase preferida
¿Es posible evitar interrupciones cuando alguien se acerca a su escritorio? No querrás ignorarla o interrumpirla para explicarle lo ocupado que estás, por lo que la clave aquí es ser preventivo: hay una frase que siempre usas para comenzar (y terminar) una conversación cuando estás demasiado ocupado hablando. . Cuando veas a alguien caminando hacia ti, di: “Estoy ocupado en este momento, ¿puedo volver a verte mañana?” o “Estoy ocupado en este momento, ¿puedes enviarme una solicitud de reunión?” Vamos, ella sabe que el seguimiento está en su lista de tareas pendientes, pero ahora no es un buen momento.
Reenfocar después de la interrupción
Por supuesto, si bien puede minimizar las distracciones, no siempre puede evitarlas por completo, especialmente cuando hay problemas urgentes. Cuando sucede lo inevitable, aquí le mostramos cómo volver a la normalidad rápidamente.
1. si estás haciendo una lluvia de ideas
Supongamos que está pensando en un próximo evento o en una forma de comunicarse con una posible organización asociada cuando recibe un correo electrónico urgente. ¿Cómo hacer? Si bien su primer instinto puede ser dejarlo todo y responder, intente hacer una pausa de 20 segundos y anote algunas palabras clave para no perder la cabeza por completo. Si te ayuda, incluye flechas o cualquier otro símbolo de cómo se conectan para ayudarte a recordar. No es necesario que se vea bonito o que tenga sentido para otras personas; lo importante es que puedas armar tus ideas cuando te sientes a trabajar.
2. si estas escribiendo
Una de las cosas más frustrantes de ser interrumpido mientras escribes es sentir que tienes un ritmo, pero ahora estás fuera de ritmo. En lugar de esperar continuar donde lo dejaste, reserva unos minutos para volver atrás y volver a leer los últimos párrafos que escribiste. Use este tiempo para anotar sus pensamientos o a dónde ir a continuación y deje que lo guíen de nuevo en el camino.
3. Si no puedes reenfocar
A veces reenfocar es imposible. Tal vez estés nervioso por ser interrumpido (hoy es una alarma de incendio, ¿en serio?) o simplemente sientes que has perdido tu magia. En este caso, no lo fuerces. Date un tiempo para relajarte, levantarte, caminar o ir a tomar una taza de café. Este es un espacio para que reconsideres tu proyecto (o te distraigas por completo si es necesario), de modo que cuando regreses a tu escritorio, puedas comenzar de nuevo.
Desafortunadamente, las distracciones ocurren, así que lo importante es cómo lidiar con ellas. Sea proactivo y desarrolle algunas estrategias inteligentes para volver a encarrilarse y ser más productivo (sin mencionar la intimidación de sus colegas).
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .