Le envié un correo electrónico a un colega el otro día, hice algunas preguntas y obtuve una respuesta: “Soy más un tipo de teléfono, ¿puedes llamarme?”
Tengo que decir que estaba un poco sorprendido.
Rara vez conoces a alguien a quien le gusta levantar el teléfono y hacer negocios. Dada la opción, supongo que en un lugar de trabajo típico, la mayoría de los empleados elegirían el correo electrónico en lugar de las llamadas telefónicas en un día determinado. Tiene sentido: el correo electrónico es rápido, eficiente y no presenta silencios incómodos ni ruido de fondo que distraiga.
Pero a pesar de la abrumadora preferencia por el correo electrónico, en algunos casos funciona mejor cuando levantas el teléfono.
1. Emergencia
Alrededor del 60% espera dos días completos para responder a los correos electrónicos relacionados con el trabajo. Por lo tanto, si envía un correo electrónico que necesita una respuesta rápida, incluso si la línea de asunto contiene “¡Urgente!”, es muy probable que actualice su bandeja de entrada una y otra vez durante las próximas 48 horas, cruzando los dedos para obtener una respuesta.
Por otro lado, hablar sobre temas clave puede ayudarlo a transmitir un sentido de urgencia, asegurarse de que la otra persona sepa exactamente lo que debe hacer y responder cualquier pregunta sin tener que recurrir a una cadena interminable de correos electrónicos. cuelgue, puede estar seguro de que todos están en la misma página y entienden lo que se debe hacer para resolver el problema.
2. No obtienes una respuesta
Tal vez enviaste por correo electrónico una solicitud que no era muy urgente, pero en algún momento necesitabas una respuesta, y después de unos días de silencio, te sentías inquieto.
Hay tantas veces que puede solicitar la solicitud en otro correo electrónico, “Oye, solo quería hacer un seguimiento de esto, ¿tuviste la oportunidad de mirar?”
Si no recibe una respuesta después del correo electrónico original y un mensaje de seguimiento, el valor predeterminado es una llamada telefónica. Tendrá una mejor oportunidad de obtener una respuesta inmediata, o al menos ponerlo en el radar de su compañero de trabajo como un problema que necesita su atención.
3. Más que unas pocas palabras
En algún momento, es posible que haya recibido una novela sobre un correo electrónico que le tomó 20 minutos leer, pero que aún así lo dejó con preguntas cuando finalmente lo cerró. No dejes que otros sufran así.
Si necesita transmitir más de unos pocos párrafos, por ejemplo, está explicando los matices de una tarea o aclarando los procesos departamentales a alguien en otro equipo, a menudo es más productivo levantar el teléfono. Esto permite que la otra persona haga preguntas y, a juzgar por su tono, cuando cuelgues, puedes estar seguro de que te entiende completamente.
4. Quieres comentarios honestos
Tal vez tenga una idea brillante para un artículo o presentación y quiera ver qué piensan sus colegas antes de comenzar.
A través del correo electrónico, es posible que reciba algo como “Ok. Suena bien”. Si bien la respuesta es sí, no genera ninguna preocupación ni genera otras sugerencias. En resumen, no es una retroalimentación muy útil.
Sin embargo, una llamada telefónica (esencialmente, pedir más que una respuesta rápida y sin compromiso) le permitirá escuchar el tono de su colega, obtener una comprensión más profunda de los matices de su pensamiento, abordar cualquier problema que tenga su colega y, en general, obtener retroalimentación más reflexiva y sincera.
5. Quieres construir relaciones
El correo electrónico es ideal para una comunicación rápida y eficiente. Pero a veces, necesita un toque más personal, como cuando contacta a un nuevo colega remoto o cliente corporativo.
Por supuesto, puede escribir un muy buen correo electrónico de presentación. Pero una llamada telefónica puede ayudarlo a transmitir la calidez y sinceridad que el correo electrónico no puede: no lo ayudará a desarrollar una relación real con la otra persona en lugar de ser solo otro contacto de correo electrónico en su libreta de direcciones.
6. No quieres registros de conversaciones
Para bien o para mal, los correos electrónicos siempre se guardan en algún lugar, listos para ser citados o reenviados.
Por lo tanto, si necesita hablar sobre información confidencial o delicada que aún no está por escrito (como rumores sobre una fusión de empresas o la contratación de un compañero de trabajo por parte de una empresa competidora), lo mejor es llamar.
Esto también se aplica a las conversaciones informales que preferiría mantener en privado, como cuando necesita la ayuda de un colega con una solicitud de último momento y quiere explicar la situación, por ejemplo, “No quiero pedirle que pida ayuda a las 4 :45 p.m., pero mi gerente hizo oídos sordos a la propuesta de Smith y esta noche tenemos que unirnos”.
Esto puede ser cierto, y ciertamente ayuda a explicar el contexto de la solicitud, pero no se supone que deba volver a su gerente a través de la cadena de correo electrónico reenviado. Por teléfono, puede ser abierto y honesto sin decir algo incorrecto (bueno, siempre y cuando cierre la puerta de la oficina).
Aaron Kwittken, director ejecutivo y socio gerente de Kwittken, podría resumirlo mejor: “Cualquier cosa en la que tengas que pensar dos veces, cualquier cosa que creas que podría ser delicada, cualquier cosa que creas que requiere tus habilidades interpersonales… Definitivamente deberías tomar el teléfono”.
Foto de una mujer hablando por teléfono cortesía de Shutterstock.
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