Tendemos a pensar en las nuevas tecnologías como el santo grial, el faro de luz y la respuesta a todos los problemas lentos, ineficientes y antiguos. Puede, si se implementa con mucha planificación y visión.
Pero, bueno, todos sabemos lo que está pasando aquí.
Durante mi administración, a veces sentí que estábamos jugando un juego imposible de ponernos al día con la tecnología, y aprendí lo que sucede cuando ese tipo de previsión se da por sentado. Se parece menos al Santo Grial y más a sobrecostos, demoras y soluciones complejas a problemas que de otro modo serían simples.
Según tengo entendido, una de las principales claves para el éxito de un proyecto técnico es una relación armoniosa entre el equipo comercial y el equipo técnico. En mi experiencia, los equipos comerciales a menudo impulsan el cambio (por ejemplo, necesitamos un sistema más sofisticado para realizar un seguimiento del gasto de las subvenciones federales), pero no podemos avanzar sin la capacidad de los desarrolladores y los administradores de programas de TI. Los proyectos a menudo terminan lejos de la armonía debido a que esencialmente hablan diferentes idiomas y mantienen expectativas drásticamente diferentes (por ejemplo, cambios que me parecen triviales, pero a menudo significativos para los desarrolladores).
Pero los negocios y la tecnología pueden, y deben, ser amigos. ¿buenas noticias? Lograr la armonía en realidad no es tan complicado. Al igual que con cualquier colaboración, tiene que ver con la frecuencia y la calidad de la comunicación, un conjunto de objetivos mutuamente acordados y un plan para manejar los cambios casi inevitables en esos objetivos. Aquí hay algunas pautas básicas para gestionar la brecha tecnológica empresarial.
1. Tiene como objetivo identificar las necesidades por primera vez
Piense en los requisitos comerciales como planos. No dibujas un conjunto de planos aproximados para una casa, se los entregas a un contratista y le deseas suerte. No regresas tres semanas después de la construcción y le pides que agregue un tercer y cuarto baño, o una ventana mirador en la sala de estar. Ciertamente, no dibujaría sus planos sin el aporte de arquitectos e ingenieros.
Un proyecto de tecnología no es tan diferente. Requiere un diseño preciso, y una vez que comienza el desarrollo, no siempre es fácil adaptarse a los cambios sin afectar toda la base. Es por eso que es fundamental ser lo más completo posible desde el principio y obtener la información y la experiencia que necesita al considerar lo que requiere su solución. Entreviste a los usuarios finales para conocer los desafíos que enfrentan y cómo necesitan usar las nuevas tecnologías. No haga suposiciones y no guarde ninguna parte del plan para más tarde.
2. Pero date cuenta de que te perderás algo
Dicho esto, me resulta casi imposible imaginar todas las características que necesitamos en la fase de planificación abstracta. Inevitablemente, una vez que el sistema estuvo en desarrollo, nos dimos cuenta de que olvidamos solicitar una función de búsqueda avanzada o un botón “guardar y continuar”. A menudo nos frustramos cuando contactamos a los desarrolladores y les pedimos que cumplan con estos nuevos requisitos. Tal vez los nuevos cambios requieran que deshagan lo que han hecho y reconstruyan partes de la solución. Tal vez imaginamos que tomaría dos horas cuando en realidad tomó un día.
Probablemente no puedas detener estos apocalipsis del juego tardío, así que lo mejor que puedes hacer es construir un amortiguador para contenerlos. Agregue una semana a su programa inicial y agregue 5-10% a su presupuesto. Reconociendo la frecuencia de los cambios en las expectativas, muchas organizaciones han adoptado métodos de desarrollo ágiles, implementando la tecnología en etapas para permitir una reevaluación periódica. Cualquiera que sea el enfoque que tome, no cometa el error de pensar que pensó en todo desde el principio. Casi nunca sucede.
3. Conoces el Scope Creep cuando lo ves
A medida que avanza el proyecto y surgen nuevos requisitos, es importante distinguir entre lo que realmente necesita y lo que solo desea. Pedirle a sus desarrolladores que se adapten a cada campana y silbato que la mente pueda soñar a menudo conduce a proyectos interminables y resultados finales demasiado complejos. Cada nueva solicitud, antes de que se emita, debe priorizarse.
Cuando considere una característica, hágase algunas preguntas básicas: ¿Funcionará el sistema sin ella? ¿Cuánto tiempo llevará implementar y cuánto beneficiará finalmente al usuario final? ¿Se perderá algo si esperamos hasta una versión futura para arreglarlo? Este es un ejercicio de priorización, donde a todo se le puede asignar un estado alto, medio o bajo. Si es bajo, póngalo en un estacionamiento metafórico: he oído hablar de empresas que tienen documentos de “solicitud de desarrollo de sueños” donde cualquiera puede agregar ideas y los ingenieros pueden navegar en su tiempo libre. Una vez que un proyecto está funcionando correctamente, siempre se puede revisar como parte de un lote de mejoras.
4. Desarrollar un lenguaje común
En el corazón de cualquier sistema nuevo hay un conjunto de objetivos comerciales. Te permitirá capturar más datos, simplificar los procesos existentes u ofrecer nuevos servicios a tus clientes. Antes de que comience cualquier trabajo, es fundamental que los equipos comerciales y técnicos se sienten y comuniquen estos objetivos. Los objetivos comerciales no pueden perderse en un mar de charlas técnicas y deben tenerse en cuenta en cada etapa del trabajo.
Desarrollar un lenguaje común significa no solo el establecimiento de objetivos colectivos, sino también el seguimiento del progreso de una manera que funcione para todos. Las empresas y la tecnología pueden usar diferentes herramientas para medir su trabajo, pero se debe compartir al menos una visión del progreso. Esto puede ser tan simple como un plan de proyecto o una hoja de cálculo con campos acordados, como fechas, objetivos y porcentaje completado, para que todos tengan acceso al estado de cada tarea que se debe completar. El objetivo es evitar situaciones en las que el equipo de negocios piense que está a la mitad y el equipo de tecnología dice que solo está a la cuarta parte: todos deben tener la misma comprensión de lo que se ha hecho y lo que queda por hacer.
Puede hablar en planes de negocios y PowerPoints, pueden hablar en código, pero a menos que se comunique claramente desde el principio, nunca podrá alejarse de Babel. Un proyecto de tecnología exitoso se trata de la reunión de ideas, no solo al principio, sino en cada paso del camino. Admita sus suposiciones y trate de no hacer demasiado. Cuanto menor sea la brecha entre el negocio y la tecnología, más fácil será tender puentes.
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