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¿Tu lugar de trabajo se parece un poco al Congreso últimamente? ¿Todos trabajan para su propio equipo y no para el progreso colectivo de la empresa? ¿Tiene problemas para llegar al pasillo para obtener la información que necesita para hacer el trabajo, o no puede obtenerla en absoluto?
Si bien los empleados sin fines de lucro están unidos por la misión de su organización, encuentro que estos problemas afectan a las organizaciones sin fines de lucro al igual que a cualquier otro tipo de empresa. Si bien es posible que tengamos un resultado final en mente, fácilmente nos dividimos según nuestra función y cómo cumplimos esta misión.
El conflicto más frecuente en las organizaciones sin fines de lucro ocurre entre el personal del proyecto y los recaudadores de fondos. Los empleados del programa a menudo acusan a los recaudadores de fondos de centrarse en el dinero en lugar de la misión, tergiversar el trabajo de la organización o explotar a los clientes. Por otro lado, los recaudadores de fondos se frustran cuando el personal del proyecto no presta atención a los desarrollos importantes, lo que les dificulta recaudar los fondos necesarios para ejecutar el proyecto. Agregue a eso el hecho de que las organizaciones sin fines de lucro carecen permanentemente de personal, y su personal está estresado y abrumado, y esto puede conducir a mala conducta, recaudación de fondos e ineficiencias en el desarrollo de proyectos.
Ya sea que también forme parte de una organización sin fines de lucro o que su empresa esté dividida en silos invisibles que no parecen funcionar, estos son algunos de mis mejores consejos para tratar con sus colegas y descubrir cómo comunicarse mejor.
1. Aclara tu rol
Esto puede parecer básico, pero puede ser la fuente de muchos de sus problemas. En mi caso, como recaudador de fondos, esperaría que todos los empleados, independientemente de sus roles asignados, participen en la recaudación de fondos hasta cierto punto. Pero si nunca lo han hecho en roles anteriores o no entienden completamente por qué estoy haciendo una solicitud, a menudo he encontrado cierta resistencia. Para poner las cosas en marcha, le expliqué lo que necesito y por qué lo necesito. De lo contrario, para las personas que no tienen mucha experiencia con mi función, parece que les estoy pidiendo que hagan mi trabajo por mí.
Además, a menudo es útil ser explícito acerca de cómo su rol los ayudará a su vez. Por ejemplo, como alguien que se comunica regularmente con los financiadores, les explico lo que hace mi organización y cómo lo hacemos todos los días. También me reuní con fundaciones que apoyan a varias otras organizaciones sin fines de lucro en nuestro campo y aprendí sobre las mejores prácticas. Esto me convierte en el participante perfecto en cualquier reunión de planificación de proyectos, especialmente cuando los líderes están preocupados por si se financiará un nuevo proyecto.
Una vez que sus colegas sepan exactamente lo que necesita de ellos para realizar sus tareas y cómo puede ayudarlos a cambio, le resultará más fácil comunicarse y colaborar.
2. Participar en las reuniones de los demás
Honestamente, el mayor problema de comunicación en muchas organizaciones a menudo es que en realidad no nos comunicamos entre nosotros. Ahora, sé que nadie necesita otros eventos en el calendario, pero si nota una falla en la colaboración o comunicación entre departamentos, tal vez sea hora de la reunión regular de la otra parte. De esa manera, no tienen que tomar notas, escribirlas y enviárselas (que probablemente nunca lea de todos modos). En cambio, al estar presente, puede interpretar la información de inmediato.
Me gusta tener a mis colegas en las reuniones de recaudación de fondos; a menudo tienen grandes ideas o comentarios sobre los problemas que enfrenta mi departamento. A veces, una agenda es tan simple como la actualización de un plan, pero otras veces alguien de otro departamento presenta una forma completamente nueva de pensar en un proyecto, lo que también significa una nueva forma de recaudar dinero.
Estas reuniones también pueden brindarle una mejor comprensión de los desafíos de sus colegas. Si crees que es ridículo que te molesten por alguna información, o perezoso por no abordar lo que crees que es una idea brillante, entonces cuando comiences a comprender toda su estrategia o cuando descubras que uno de sus trabajos está invertido en cuánto trabajo cuando esto puede cambiar el proyecto.
3. La planificación es poder
En mi organización, la mayor fricción entre los empleados proviene de los horarios y las expectativas. Los empleados de recaudación de fondos gestionan las propuestas e informan a la fundación sobre los plazos que a veces requieren plazos de entrega ridículos.
Si el personal del proyecto se ve sorprendido por la fecha límite para recopilar y analizar los datos necesarios, es posible que, comprensiblemente, se sienta frustrado y estresado. A veces, debido a la complejidad de los datos y la información requerida, puede que no sea posible cambiar las cosas dentro de ese período de tiempo. Si es así, los recaudadores de fondos pueden negociar con los financiadores y establecer diferentes expectativas, pero también necesitan tiempo para hacerlo, lo que significa que los productores del programa no pueden esperar hasta el último minuto para solicitar una extensión.
Dependiendo de su organización, algo tan simple como configurar un calendario compartido puede ayudarlo a comunicar los plazos internos y externos. Tampoco es una mala idea abordar los problemas inmediatamente cuando surjan, como cuando se recibe una carta de confirmación de la subvención, para que los recaudadores de fondos tengan más tiempo para negociar, o para que todo el equipo pueda trabajar en conjunto en un Plan B.
Si bien el correo electrónico, los teléfonos celulares e Internet nos ayudan a mantenernos conectados, la comunicación efectiva sigue siendo un desafío en todos los lugares de trabajo. Al final del día, recuerden que están todos juntos en esto y su éxito depende de que todos hagan bien su trabajo. (Si todo lo demás falla, escucha a Otis y trata de ser amable).
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .