La conferencia tiene mala reputación, desafortunadamente por una buena razón. Los empleados pasan un promedio de 31 horas al mes en reuniones ineficaces (no es broma) y, aceptémoslo, sentarse alrededor de una mesa en una habitación con paredes de color beige e iluminación fluorescente no inspira exactamente la fuerza de la creatividad.
¿buenas noticias? Suponiendo que tenga al menos un poco de flexibilidad en cómo y dónde trabaja, hay muchas opciones diferentes. En The Muse, se sabe que nos reunimos en cafeterías, en bancos de parques, en otras oficinas o mientras caminamos por la cuadra. Hemos descubierto que solo un pequeño cambio de escenario puede aumentar en gran medida nuestra creatividad y productividad.
¿Quieres probarlo? Aquí hay una lista de verificación rápida para garantizar que sus reuniones fuera de la oficina sean más efectivas que las reuniones en la sala.
Considere su entorno
Si bien, sí, las reuniones fuera del campus pueden tener lugar en casi cualquier situación, no todos los lugares son iguales. Por ejemplo, una cafetería concurrida podría no ser el mejor lugar para tener una conversación seria con su jefe, y un grupo grande de personas en una reunión ambulante podría tener dificultades para comunicarse.
Por lo tanto, considere cuidadosamente el tono, el tamaño y los requisitos técnicos de su reunión planificada. ¿El grupo necesita sentarse? ¿Es importante tener wifi o un enchufe, o se puede usar un portátil? ¿Necesita privacidad, o está bien si la gente pasa el rato? ¿Qué tan profesional debe ser la ubicación (es decir, debe ser un restaurante adecuado o está bien una cafetería informal)?
Si está pensando en ir a un restaurante o cafetería y nunca ha estado allí a la hora programada para la reunión, considere la posibilidad de elegir el lugar con unos días de anticipación. ¡No querrás llegar el día para descubrir que no hay mesas o que hay demasiado ruido para escuchar a los demás!
prepara tu tecnología
Puede parecer contradictorio, pero primero determine si necesita algún equipo para las reuniones. Dependiendo de la configuración, podría tener más sentido que todos traigan un bloc de notas y un bolígrafo en lugar de una computadora portátil. Los restaurantes con espacio de mesa limitado son mejores para los utensilios de escritura antiguos, mientras que las herramientas de manos libres, como los teléfonos celulares, son perfectas para las reuniones a pie en el parque.
Si elige llevar su dispositivo consigo, asegúrese de tener suficiente batería para que dure todo el tiempo; no hay nada peor que quedarse sin energía en el momento más inoportuno. Configure un recordatorio en su teléfono para cargar su dispositivo al menos una hora antes de partir o, si se olvida constantemente de enchufarlo, obtenga un cargador portátil.
Finalmente, considere la situación de Wi-Fi. Si vas a una cafetería, verifica dos veces en Yelp que ofrece Internet gratis (y escanea las reseñas para ver si alguien se queja de que no funciona). Si va a una oficina diferente, llame al gerente de la oficina con anticipación para averiguar la contraseña de Wi-Fi; podrá omitir la interacción incómoda de tener que preguntarle a alguien que olvidó su contraseña hace mucho tiempo y agarrarlo. Si va a salir al aire libre y necesita absolutamente estar conectado a Internet, considere comprar un Mi-Fi portátil o conectar su computadora a su teléfono para acceder.
mira tu agenda
Finalmente, complete los objetivos de su reunión con anticipación y asegúrese de tener los documentos o la información que necesita para que la reunión sea un éxito. Si tiene una computadora portátil o tableta, guarde los documentos importantes en carpetas fáciles de encontrar que no requieran acceso a Internet (¡por si acaso!). Si tiene una reunión fuera del parque o en una caminata, envíese una nota por correo electrónico para acceder fácilmente al teléfono (no es necesario que se desplace por todo el documento en la pantalla pequeña mientras intenta tener una reunión), o anote algunos notas anticipadas para ayudarle a la memoria.
También debe considerar si necesitará tomar notas durante la reunión y cómo. Obviamente, si tiene una computadora portátil o un cuaderno, puede anotar cosas como lo haría en la oficina, pero si está en movimiento, considere tomar notas raras en un cuaderno pequeño o usar texto a texto para anotar llamadas de conferencia. Si no puedes escribir nada debido a tu ubicación? Después de volver a la oficina para anotar algo importante, prioriza sentarte durante cinco minutos.
Ahora que tiene un plan, tómese un momento para visualizar su reunión. Sin embargo, vaya por su cuenta y asegúrese de no haber pasado por alto nada que necesite para una reunión exitosa fuera de la oficina. ¿Luego? ¡déjalo aqui! Antes de que te des cuenta, disfrutarás aún más de la reunión.
Foto de personas reunidas al aire libre cortesía de Shutterstock.
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