Caitlin Baker/Unsplash
Estimado negociador,
Trabajo en comunicaciones corporativas y, a menudo, trato de convencer a otros en la empresa para que elijan la publicación correcta o un mensaje en particular en una presentación, en ambos casos los detalles son clave.
Cuando hablo uno a uno y cara a cara, me siento seguro de mis habilidades de negociación. Pero a través del correo electrónico, me resulta difícil incorporar algunos de estos cruces sin parecer un cliché, especialmente cuando el problema es complejo.
Desafortunadamente, muchas de las personas con las que estoy negociando son ejecutivos con poco tiempo para reunirse en persona o por teléfono. También era difícil tener varios jugadores hablando por teléfono al mismo tiempo, y necesitábamos un registro escrito de nuestras decisiones para seguir adelante.
Pensé que podría tener algunos consejos sobre este tipo de interacciones y cómo puedo discutirlas mejor.
Comunicador empresarial confuso
Querida Confusión,
Han pasado 20 años desde que la gente de negocios comenzó a usar el correo electrónico y todavía no hemos encontrado una manera de evitar la mayoría de las molestias que causa.
Según la psicóloga clínica del sur de California, Randi Gunther, Ph.D., si no usamos ninguna de las siguientes cinco formas de comunicación: lenguaje, entonación, tacto, gestos y expresiones faciales, corremos el riesgo de tener problemas de comunicación entre nosotros.
Cuando hablamos por teléfono, no solo ajustamos lo que decimos en función de lo que decimos, sino también lo que decimos en función del tono de esas palabras. ¿Nuestros socios comerciales son exigentes y exigentes, persistentes y directivos, indiferentes o entusiastas, escépticos o decididos, casuales o formales? Ajustamos más o menos naturalmente nuestro tono para que coincida con el tono de los demás, o lo bajamos si parece demasiado caliente para trabajar juntos en sinergia.
Pero incluso las llamadas telefónicas no expresan completamente nuestros pensamientos. Echamos de menos el lenguaje corporal y las expresiones faciales cuando hablamos por teléfono, los cuales pueden transmitir dudas cuando enfatizamos nuestra certeza, resistencia cuando afirmamos cumplimiento o resistencia cuando evitamos el conflicto Transmitir humor.
Combinado con estos defectos, tenemos una ignorancia mutua del contexto de la comunicación de cada parte, lo que Raymond A. Friedman, profesor de la Irving Graduate School of Management, llama “diálogo social profundo”.
Esa es la mala noticia.
La buena noticia es que “el lenguaje mismo” es capaz de transmitir contexto y tono, así como empatía, pasión, curiosidad y duda. Si no, no lloraríamos cuando nuestros padres nos leyeran Bambi, no nos enojaríamos cuando leiéramos sobre la limpieza étnica reciente, y no estaríamos leyendo el humor en nuestros feeds de Facebook. Ríete de la columna. Sólo necesita un poco más de cuidado.
Estas son algunas de las formas en que podemos agregar el tono, la textura, el contexto y la emoción apropiados a una negociación por correo electrónico: puede usar un guión de muestra que puede adaptar a su propia situación.
1. Prepare el escenario y traiga emoción a la conversación
Querida Sandra,
Acabo de regresar de una baja por enfermedad (una tarea difícil o un buen fin de semana con mi familia). Aunque mi bandeja de entrada está llena, se siente bien estar de vuelta en la oficina.
2. Muestre empatía al tomarle el pulso a su socio negociador
Supongo que ha estado ocupado con el trabajo desde que Larry dejó la empresa (o desde que fue nombrado miembro de la junta directiva). No obstante, quiero comunicarme con usted lo antes posible sobre los mensajes que discutimos (la semana pasada o antes de irme de vacaciones).
No quiero agobiarlos, pero espero que podamos encontrar tiempo para hablar brevemente sobre los principales problemas que aún no hemos resuelto. Si esto no es posible, por supuesto podemos intentar tomar una decisión final por correo electrónico.
3. Mencione los sentimientos que a menudo faltan en la comunicación comercial
He estado tratando de encontrar una manera de ayudarnos a ambos a alcanzar nuestras metas. Francamente, estoy un poco frustrado conmigo mismo por no poder expresar mi punto de una manera más convincente. Probablemente estés igualmente molesto por nuestra falta de progreso.
4. Enfatice la confianza de que puede encontrar una solución que satisfaga a ambos
Estoy bastante seguro de que hay innumerables formas de despellejar a este gato. No tengo ninguna duda de que si dedicamos suficiente tiempo a la lluvia de ideas, podemos volver a hacer lo que siempre hemos logrado hacer antes: satisfacer nuestras necesidades (deseos, preferencias, prioridades).
5. Haga sugerencias, haga preguntas e incluya más detalles para atraer a su socio negociador al modo de resolución de problemas
Adjunto una nota que incluye posibles soluciones sugeridas por usted y mi equipo, así como varias posibilidades nuevas que me gustaría que considere. Por favor, avíseme si me he perdido algo en esta lista. No quiero que piense que no estoy dispuesto a considerar una o más de sus preguntas.
6. No tengas miedo de mencionar tus propias dudas
Si bien sigo creyendo en mi consejo, ciertamente estoy dispuesto a hablar sobre las fallas que ve en él y reconsiderar las soluciones que se le ocurrieron la última vez que hablamos.
7. Finalmente, enfatice su capacidad para encontrar soluciones mutuamente beneficiosas.
Sigo respetando su compromiso de producir el mejor trabajo en la industria y nuestra capacidad para crear las mejores campañas de mensajes para poner el trabajo en manos de nuestros clientes.
En resumen, muestre todo lo que pueda sobre su propia personalidad, emociones amables, respeto por su socio negociador y optimismo sobre su capacidad para llegar a un acuerdo. Cuanto más imite conversaciones de la “vida real” en su correo electrónico, menos lugar a dudas y malentendidos. Esta conversación de muestra le da a su socio de negociación mucho espacio para buscar aclaraciones, hacer preguntas y hacer otras sugerencias. Esto por sí solo debería evitar los malentendidos que conducen al punto muerto.
Como dijiste, no tengo motivos para dudar de que seas bueno negociando uno a uno y cara a cara. Incorpore en sus correos electrónicos cualquier cualidad que aporte a estas reuniones de negociación, ya sea negociación, autoridad, claridad, un enfoque en el bienestar de los socios de negociación, valores compartidos o habilidades de resolución de problemas de primer nivel.
Buena suerte con sus desafíos particulares, no dude en escribirnos para obtener más detalles, mejores explicaciones o un informe exitoso sobre sus nuevas habilidades en la negociación por correo electrónico.
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