Todos conocemos la sensación: tienes un millón de cosas en tu plato y tienes que ir a otra reunión. Para empeorar las cosas, tiene una sospecha de hundimiento que hará perder su ya limitado tiempo.
Resulta que no estás solo. Una encuesta de 2018 encontró que los empleados consideran que las reuniones de oficina son la mayor pérdida de tiempo. Y cuestan mucho dinero y tiempo: se desperdician 25 millones de dólares al día en reuniones ineficaces en Estados Unidos. Harvard incluso desarrolló una calculadora de costos de reuniones en la que puede calcular el costo exacto de una reunión en función de su duración y los salarios de los asistentes.
Pero no podemos cancelar la reunión por completo. Las investigaciones muestran que la mayor parte de la comunicación tiene lugar a través de señales no verbales, por lo que no hay sustituto para confiar únicamente en el correo electrónico y otros métodos de comunicación digital.
Es hora de repensar cómo realizar reuniones en tu lugar de trabajo. Esto ahorra tiempo, aumenta la eficiencia y afecta en gran medida la satisfacción de los empleados. Aquí le mostramos cómo empezar.
Averigua qué funciona y qué no
Desafortunadamente, la investigación muestra que no somos tan buenos para organizar reuniones de oficina como creemos: el 79 % de los anfitriones de reuniones piensan que el tiempo es productivo, pero solo el 56 % de los asistentes piensan lo mismo. Reevaluar el enfoque de su reunión comienza evaluando qué formatos y estrategias funcionan y cuáles no.
Abordar esto es importante porque la frustración con las reuniones puede conducir a situaciones terribles: Múltiples estudios han demostrado que las reuniones ineficaces predicen un trabajo infeliz y pueden hacer que los empleados sean más propensos a renunciar.
¿buenas noticias? Los comentarios de los empleados pueden pintar una imagen más completa y ayudarlo a comenzar a mejorar. Por ejemplo, RSC Bio Solutions, una pequeña empresa petrolera en alta mar en Charlotte, Carolina del Norte, cambió el formato de sus breves reuniones diarias para implementar un liderazgo rotativo basado en los comentarios de las encuestas de los empleados.
Para que las reuniones de oficina sean más efectivas, encuesta a los empleados sobre cómo creen que se llevan a cabo las reuniones. Analice los comentarios en grupo y desarrolle un plan para implementar cambios para los problemas más comunes.
planificar con anticipación
Una vez que descubras lo que los miembros de tu equipo quieren de la reunión de la oficina, crea un plan. Deben establecerse objetivos claros y propiedad para toda la reunión y cada punto de la agenda.
Las investigaciones demuestran que las reuniones consumen mucho tiempo: hasta el 35 % del tiempo de los mandos intermedios se dedica a las reuniones; para los altos ejecutivos, el porcentaje llega al 50 %. Combinado con el hecho de que las reuniones a menudo se consideran inútiles, está claro que las reuniones deben verse como un último recurso. Cuando los use, tenga claro qué esperar y cómo puede ayudar cada asistente.
Hablando de asistentes, en cada reunión, piense críticamente sobre quién debe estar presente. Jeff Bezos tiene una regla en Amazon de que dos pizzas deberían poder alimentar a todos en una reunión, porque invitar a más personas sofoca la creatividad y la innovación. Tiene razón: cada adición de más de siete personas a una reunión reduce la eficacia de la toma de decisiones en un 10 %.
Para incorporar los comentarios de más personas sin comprometer la eficiencia de la reunión, recopile los aportes de su equipo de antemano, celebre reuniones solo con las partes interesadas clave presentes y luego rellene a todos.
mantener a la gente enfocada
En una encuesta de altos ejecutivos, el 71 por ciento consideró que las reuniones eran ineficaces y el 65 por ciento dijo que las reuniones les impedían realizar el trabajo. Seguir algunas reglas básicas, como ser puntual y prohibir la multitarea, puede hacer que sus reuniones sean más productivas y menos frustrantes.
La puntualidad obligatoria significa comenzar la reunión a tiempo, independientemente de quién esté presente. Ponga la responsabilidad sobre los que se quedan atrás y descubra lo que se perdieron, en lugar de tener varias reuniones para ponerse al día con ellos. La celebración de reuniones “sin tecnología” también elimina la multitarea, por lo que las personas están más atentas y más comprometidas. Por ejemplo, la empresa de viajes Luxtripper redujo el tiempo de reunión de 3 horas a 1 hora mediante la creación de reglas sin tecnología para ayudar a los asistentes a concentrarse.
Finalmente, no tenga miedo de pensar fuera de la caja cuando se trata de mantener a sus trabajadores encaminados. Empresas como Apple, Zappos y Capital One celebran reuniones en las que todos se ponen de pie para ser más productivos: las sentadas duran un 34 % más.
reevaluar regularmente
Asegúrese de verificar con el personal el progreso de las reuniones de la oficina y reevalúe su horario con regularidad. Si la reunión es solo porque siempre ha estado allí, intente cancelarla para ver si aún es necesaria.
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .