“¡No sigas revisando tu correo electrónico!”
Lo ha escuchado antes y lo volverá a escuchar como una forma de ser más productivo y dejar de ser un esclavo de su bandeja de entrada.
Obviamente, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Muchos de nosotros recibimos cientos de correos electrónicos todos los días (¡incluso una hora!), lo que hace que sea cada vez más difícil responder en momentos específicos del día.
Sin embargo, la ciencia ahora respalda la idea de que debe abandonar su cuenta de correo electrónico para ser más productivo en todo lo que hace. En un artículo reciente del New York Times, el profesor de la Universidad McGill, Daniel J. Levitin, analiza su trabajo con el colaborador Vinod Menon. El dúo descubrió que, gracias a los circuitos del cerebro, los humanos cambian constantemente entre dos estados de conciencia: ya sea una tarea activa (enfocándose activamente en la tarea en cuestión) o una tarea pasiva (deambulando o soñando despierto). El “balancín” entre estas dos redes demasiado rápido hará que su cerebro se “maree” y no pueda entrar en ninguno de los dos estados. ¿Cuándo es más probable que caigas en este confuso estado intermedio? Cuando estás en las redes sociales o en línea.
Aún más intrigante, la pareja descubrió que la ciencia respalda un viejo consejo: cuando has estado revisando tu correo electrónico, en realidad no estás haciendo mucho. ¿Por qué? Porque las distracciones inhiben tu capacidad para perfeccionar realmente una mentalidad u otra.
Levitin escribió: “Un correo electrónico que sabes que está ahí, sin leer, puede agotar los recursos de atención mientras tu cerebro está pensando constantemente en él, distrayéndote de lo que estás haciendo. ¿Qué podría haber allí? ¿De quién es? ¿Son buenas o malas noticias? Es mejor cerrar su programa de correo electrónico que escuchar pings constantes y saber que está ignorando los mensajes”.
¿La solución de Levitin y Menon para responder correos electrónicos sin dejar que se apodere de su vida? Trátelo como cualquier otro proyecto o tarea por separado, y reserve momentos específicos del día para los correos electrónicos. Si eso suena difícil (¡adictos al correo electrónico, uníos!), aquí hay algunas maneras fáciles de salir de su bandeja de entrada y programar una respuesta de correo electrónico real.
1. Desactiva las notificaciones automáticas
Como sugiere Levitin en su artículo, las notificaciones automáticas en su teléfono pueden aumentar en gran medida su ansiedad por los correos electrónicos no respondidos (después de todo, escuchar un ping cada cinco segundos es una distracción). Entonces, retome el control. Deshabilite sus notificaciones automáticas y solo revise su correo electrónico cuando esté listo para pasar un tiempo.
2. Desactiva el correo electrónico
Si todavía está revisando constantemente el correo electrónico en su teléfono, simplemente cierre su cuenta de correo electrónico por completo para no colarse entre reuniones o almuerzos de negocios.
3. Tiempo de bloqueo
Al igual que con cualquier otro proyecto o reunión, tómese un tiempo todos los días para responder a los correos electrónicos sin interrupciones. Póngalo en su calendario y apéguese a un tiempo cada día que dedique a responder correos electrónicos.
Además, programe sus correos electrónicos y prepárese como lo haría para una reunión o proyecto. Cierra pestañas y documentos para otros proyectos. Póngase los auriculares y escuche una lista de reproducción de respuesta de correo electrónico específica. Solo asegúrate de repetir tus pasos cada vez.
4. Instalar la aplicación de gestión
Una vez que haya programado un horario de correo electrónico regular, asegúrese de que sea lo más eficiente posible. Instala aplicaciones como Mailbox (para que tu bandeja de entrada sea más fácil de usar) o Email Games (para desafiarte a lidiar con los correos electrónicos sin responder lo más rápido posible). Cuanto más productivo sea, más podrá maximizar su tiempo.
¿Le preocupa que la gente lo moleste por no poder enviarle correos electrónicos las 24 horas del día, los 7 días de la semana? Probablemente no importe cuando vean lo productivo que eres. Si todo lo demás falla, dígales que es ciencia.
Foto del calendario cortesía de Shutterstock.
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