También asiente con la cabeza cuando todos a su alrededor hablan de cómo lograron Inbox Zero. Pero honestamente, nunca sientes que llegaste allí.
En su defensa, eso se debe a que la información que recibió requiere una respuesta larga o bien pensada. Alguien te pide tu opinión y quieres tomarte el tiempo para formularla. O hay un archivo adjunto de cinco páginas para que lo revise, por lo que deberá verificarlo. O desea expresar su respuesta de alguna manera y quiere esperar hasta que esté fresco.
Las soluciones estándar para esta situación son terribles. Puede “confirmar recibo”, pero eso suena muy formal, y no sabe cuándo otras personas lo irritarán con una nota que se traduce aproximadamente como “¿y…?” Puede dejar una respuesta automática las 24 horas, los 7 días de la semana, pero probablemente ese no sea su estilo, y aún no ha proporcionado una respuesta específica. Alternativamente, puedes tomarte tu tiempo, pero harás que la otra persona se pregunte y espere.
Recientemente me quedé atascado en un truco que me resolvió el problema. Mi objetivo es responder dentro de las 24 horas (si no antes), esta línea puede ganarme algo de tiempo. Mantiene felices a otras personas involucradas conmigo, me da tiempo para hacer un seguimiento ya que funciona en mi horario y me acerca a la bandeja de entrada cero. Aquí hay tres de mis favoritos.
1. “Lo haré [Time Frame]”
Mi jefe anterior siempre enfatizó la importancia de manejar las expectativas. Notificar a las personas en la parte delantera le permite evitar la confusión y la frustración. La mejor manera de hacer esto es, para usar el adagio popular, prometer poco y cumplir en exceso.
Si solo esperas una semana para responderle a alguien, pensará que piensas que es una prioridad baja; no hará que nadie se sienta bien. Sin embargo, parece muy importante para usted proporcionar un horario lo antes posible si le responde de inmediato indicando cuándo se pondrá en contacto.
Al establecer expectativas sobre cuándo puede obtener una respuesta completa, estás siendo considerado. Si pasaste esa fecha, ya no eres el que tardó cinco días en responder: eres el que dijo que necesitaba una semana pero respondió dos días antes.
2. “Estoy luchando por una fecha límite”
Cuando aplazas una solicitud, la gente suele preguntarse por qué. Piénselo: si alguien se detuviera en su escritorio para hacer una lluvia de ideas, podría desconcertarse si dijera “no” y luego volviera a su teclado. Sin embargo, si le dices que no puedes porque estás ocupado preparándote para una reunión (o alguna otra excusa perfectamente válida, como terminar un proyecto antes de las vacaciones), es poco probable que se ofenda.
La respuesta sigue una lógica similar. Al compartir lo que está en su plato, puede hacer que su conexión resuene con su carga de trabajo. Ella sabrá que no la estás ignorando, sino que estás tan absorto que te lleva unos días prestar atención a sus correos electrónicos.
Intenté esto y descubrí que la gente apreciaba que incluso me tomara el tiempo para volver a un estado tan apremiante. En lugar de frustrarse o enviarme un correo electrónico nuevamente en uno o dos días para obtener una respuesta, me desearon suerte y me dijeron que volviera a consultar cuando me funcionara.
3. “Quiero ser dirigido por mis compañeros fuera de la oficina”
Aquí hay otro hilo con el que me topé diciendo la verdad. Hace unas semanas, la mayoría de los miembros de mi equipo estaban fuera de la oficina, por lo que tuve que retrasar cualquier respuesta que requiriera comentarios o aprobación internos.
La gente no respondió como si los tuviera corriendo, pero, de nuevo, muy comprensivos. Todos hemos tenido esos días de trabajo agitados, y ahora que ha compartido que no puede acelerar su respuesta, no hay razón para que otros lo obliguen a responder.
Responder a los correos electrónicos con prontitud vale la pena para todos los involucrados. Puede ayudarlo a limpiar su bandeja de entrada y ayudar a otra persona a obtener la información que necesita. Si bien no siempre es posible dar una respuesta completa, casi siempre es posible decir algo. Por lo tanto, omita una respuesta apresurada o irreflexiva y elija una línea que le permita ganar tiempo. Hará que tus contactos sientan que realmente te importan y hará que te tomes el tiempo para hacer un buen trabajo.
Fotos de mujeres hablando por teléfono cortesía de Caiaimage/Sam Edwards/Getty Images.
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