Como probablemente todos ya saben, soy un gran fanático del correo electrónico. Ya sea que te estés preguntando cómo organizar tu bandeja de entrada, limpiarla para el fin de semana o hacer una limpieza de primavera a gran escala, soy tu novia. Pero hay una cosa que aún no hemos abordado: qué hacer con los correos electrónicos individuales que recibe.
Aquí está la primicia. La mejor manera de tomar el control de su bandeja de entrada es decidir qué hacer con cada correo electrónico la primera vez que lo ve, en lugar de simplemente mirarlo y prometer hacerlo más tarde. Esto tiene dos beneficios: primero, le ahorra tiempo al asegurarse de que su bandeja de entrada no se abarrote y no tenga que revisar el mismo correo electrónico varias veces.
Suena difícil, pero no lo es, solo requiere un poco de planificación y algunas preguntas simples. Empecemos.
período de selección
En primer lugar, a menos que su trabajo requiera que responda los correos electrónicos de inmediato, le recomiendo que revise todos los correos nuevos a una hora determinada todos los días. Este tiempo varía de un día a otro y es simplemente intencional: por ejemplo, hoy apartaré un tiempo de 9 a. m. a 10 a. m. para revisar mi bandeja de entrada, y luego lo revisaré nuevamente de 4 a. m. a 5 a. m. Durante este tiempo, reviso correos electrónicos importantes pero ignoro el resto.
Sé que es difícil de hacer (¡sí, se me conoce por hacer clic en GIF!), pero si cumples con este horario, te resultará menos abrumador pasar por tu bandeja de entrada. Sin mencionar que tendrás mucho tiempo para ponerte a trabajar.
pregúntate esto
El siguiente paso es revisar su bandeja de entrada, leer cada correo electrónico uno por uno y hacerse una lista rápida de las siguientes preguntas para cada correo electrónico:
1. ¿Necesito recibir este correo electrónico?
Sé que sueno como un disco rayado, pero deberías hacerte esta pregunta cada vez. Este es un excelente recordatorio de que puede darse de baja, filtrar y eliminarse de listas y boletines no deseados. En mi opinión, reducir el correo electrónico siempre es una victoria.
2. ¿Necesito responder a esta pregunta?
Sorprendentemente, la respuesta no siempre es sí. Si se trata de un correo electrónico informativo o grupal que no requiere una respuesta de usted, léalo, anote cualquier información útil y archívelo.
3. ¿Soy la persona adecuada para manejar esto o debo renunciar?
En una línea similar, recuerda que no necesitas llevar la carga de hacer todo lo que se te pide que hagas. Sabes a lo que me refiero: esos números que has estado sacando antes de que contrataran a un analista junior, pero tu jefe sigue pidiéndote que los reemplaces, realmente deberían pasar por los arreglos de viaje de los diferentes departamentos, los números que te piden que hagas. a pesar de que no está en usted en la descripción del trabajo. Delegue estas tareas periféricas a las personas adecuadas y no solo limpiará su bandeja de entrada, sino que también liberará más tiempo para su trabajo principal.
4. ¿Necesito la información de otra persona para responder?
Si la respuesta aquí es sí, pídele información a la persona de inmediato para que puedas quitarte el correo electrónico de encima. Es posible que desee responder para que el remitente sepa que está trabajando en ello y anotar a quién está esperando para comunicarse unos días después. Mientras tanto, archive los correos electrónicos o use Boomerang para volver a recibirlos en su bandeja de entrada en el momento adecuado.
5. ¿Puedo responder inmediatamente a un correo electrónico en 5 minutos?
Aquí es donde la mayoría de la gente tropieza. Los correos electrónicos masivos no requieren información adicional de usted ni de nadie más y se pueden responder rápidamente. Si este es el caso, responda el correo electrónico de inmediato; le ahorrará tiempo al volver a leerlo, procesarlo y pensarlo nuevamente. Bonificación: cuanto antes responda a los correos electrónicos, más fácil será recibir respuestas ultracortas.
6. ¿Es urgente?
Desafortunadamente, las emergencias están fuera de su control, por lo que si un correo electrónico es urgente, decida si desea tratarlo de inmediato o después de que haya terminado de vaciar su bandeja de entrada. Abogo por lo último porque si pasas de dedicar unos minutos a cada correo electrónico a indagar en problemas individuales, estallarás un poco.
Maneja el resto a tu manera
Entonces, ¿qué pasa con el resto?Determinar el mejor momento si el email tarda más de 5 minutos en responder y no es urgente usted manejarlo es.
Por lo general, trato con correos electrónicos que requieren largas respuestas escritas al final de un escaneo de la bandeja de entrada. O, si tengo un día ajetreado, los encierro en un círculo hasta el día en que creo que tendré más tiempo. Para los mensajes que requieren más trabajo (ensamblar un modelo, hacer algunos cálculos numéricos de Excel), pongo esas tareas en mi lista de tareas pendientes y tengo un espacio de tiempo sin correo electrónico en mi agenda.
Consejo profesional: Para hacer que este proceso sea más rápido, configura tu correo electrónico para que después de que hayas procesado un correo electrónico y lo hayas archivado o eliminado, irás directamente al siguiente en tu bandeja de entrada en lugar de volver a la lista de correo electrónico de la bandeja de entrada. (Para Gmail, puede hacer esto a través de la opción de avance automático en Google Labs). ¡Esto asegurará que revise todos sus correos electrónicos en lugar de perder tiempo decidiendo a cuál prestar atención a continuación!
¡Dinos! ¿Tiene algún consejo para pasar rápidamente por su bandeja de entrada?
Foto de una mujer hablando por teléfono cortesía de Shutterstock.
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