Permítanme comenzar admitiendo algo vergonzoso. Cuando escuché mencionar “Lean” y “Stand Up” en el equipo senior de mi empresa hace dos años, pensé que estábamos a punto de comenzar un nuevo programa de recursos humanos sobre la salud y la postura de los empleados.
Estaba muy equivocado en esto. (Cuando mis colegas vieron este artículo, se reían de mí sin parar).
Lo que mi empresa está implementando en realidad es un nuevo tipo de reunión diaria de 15 minutos llamada “standup” donde los miembros del equipo brindan breves actualizaciones sobre las siguientes preguntas:
- ¿Qué terminaste ayer?
- ¿Que esta pasando ahora?
- ¿Hay algo que te impida lograr algo?
Durante esta reunión, todos los miembros del equipo se pusieron de pie, ya que se cree que esta posición es mejor para concentrarse que sentarse. En teoría, las reuniones de pie son excelentes para la productividad porque reducen la carga de las reuniones largas en las que nadie presta atención y todos están lejos del trabajo real. No se trata solo de proporcionar informes de estado. Los equipos identifican las prioridades y los desafíos al comienzo del día para que puedan planificar la eliminación de obstáculos y garantizar un camino despejado para el resto del día.
Tiene sentido que las pequeñas empresas (tl; dr: hacer más con menos) influenciadas por el pensamiento de “inicio esbelto” intenten mantenerse firmes. Cuando eres pequeño y flexible, no tienes tiempo para lidiar con muchos gastos generales. En mi empresa, Bureau Blank, tenemos seis equipos principales (estrategia, diseño, redes, servicio al cliente, operaciones y desarrollo comercial) y estamos trabajando en hasta 20 para 10 o más clientes en cualquier proyecto. Nuestro equipo también está formado por solo 10 personas, por lo que cada uno de nosotros tiene múltiples roles ocasionalmente. Una empresa como la nuestra necesita algo para mantener a todos organizados e informados.
cuando trabajan
Entonces, ¿funcionan? He visto cuando…
se avecina la fecha límite
¿Alguna vez has escuchado el dicho, “Dios se ríe cuando haces planes?” Bueno, Dios tiene que ser expulsado de los gerentes de proyectos que tratan de controlar el tiempo con estimaciones y plazos. Las estaciones son útiles cuando inevitablemente llega un momento en que dos plazos clave coinciden el mismo día, ya que el equipo mira el calendario juntos mientras brindan actualizaciones. Puede ver los hitos antes de que lleguen y puede hacer planes para ajustar las prioridades o las cargas de trabajo en consecuencia.
te gustan las listas de tareas
También hemos estado usando sistemas de gestión de proyectos como Basecamp y JIRA desde que tuvimos nuestro standup. Estos sistemas permiten que todos vean cada casilla que debe marcarse (literalmente) antes de entregar un sitio web o un logotipo a un cliente. Durante una reunión de pie, los miembros del equipo pueden señalar rápidamente las tareas en las que están trabajando y la reunión termina rápidamente.
Quieres aprender más sobre lo que hace el otro equipo
Uno de los beneficios de trabajar en una pequeña empresa es que siempre hay oportunidades de aprendizaje. Las clasificaciones de cada equipo se registran en nuestro sistema de gestión de proyectos, por lo que siempre puedo ver cómo los miembros de otros departamentos están contribuyendo a los proyectos en los que estoy trabajando.
Este es un escenario posible: para el desarrollo de sitios web, mi equipo de estrategia investigará la industria de nuestro cliente para buscar tendencias y notaremos, por ejemplo, que más organizaciones sin fines de lucro están adoptando sitios web receptivos. Cuando nuestros desarrolladores comienzan a crear el sitio, puedo revisar sus reuniones, ver los pasos que han tomado para mostrar el sitio en varios tamaños de pantalla y pedirles que compartan sus ideas conmigo. Es beneficioso para todos porque puedo aprender cosas nuevas y mostrar interés en mis colegas (lo que ayuda mucho con la moral personal y de la empresa).
qué tener en cuenta
Las reuniones de pie también pueden revelar desafíos que deberían impulsar al equipo y al gerente a tomar medidas. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:
Trabajo desigualmente distribuido o sin terminar
Las reuniones de pie pronto revelarán la carga de trabajo de todos. Si bien todos informan sobre lo que están haciendo, es posible que ocasionalmente haya miembros del equipo cuyas tareas parezcan estar “en progreso”. No entre en pánico ni llegue a la conclusión de que su compañero de trabajo no está administrando bien su tiempo. Recuerde, estar “ocupado” no es el objetivo de estar de pie, sino la comunicación. Ya sea que sea su gerente o un colega, trabaje con él para comprender la profundidad de la tarea. Vea si es demasiado para que lo maneje una sola persona, o si puede ayudar a dividir la tarea en pasos más pequeños.
alguien parece estar en una página diferente
Los standups también se conocen como “scrums”, un término que proviene de la formación de un equipo de fútbol que se une para controlar el balón. En el trabajo, como en el deporte, si algún miembro del equipo no está alineado con el objetivo o no trabaja duro, el resto del equipo sufre por ello. Si está intentando una reunión de pie, tenga en cuenta que los miembros del equipo no parecen prestar atención cuando los demás están hablando o brindan actualizaciones vagas sobre lo que están haciendo. Puede que no sea que estén fuera de contacto. Es posible que simplemente no comprendan el contexto, los objetivos o las responsabilidades del trabajo que están realizando. Tómese un tiempo para reuniones individuales para abordar los desafíos de frente.
simplemente no hay suficiente trabajo
Estar de pie, como una lista de tareas pendientes, está diseñado para una gratificación instantánea. ¡Se siente increíble a medida que completa tareas y progresa en su trabajo! Sin embargo, si su empresa o equipo no tiene suficiente carga de trabajo, estar de pie puede ser como levantar la misma mancuerna liviana todos los días en el gimnasio. Claro, estás manteniendo tu rutina, pero no te estás volviendo más fuerte. Sin mencionar que estás harto. Si su equipo tiene poca carga de trabajo, estar de pie puede convertirse en una molestia y hacer que los miembros del equipo pierdan interés. Una vez que se pierde el interés por los miembros del equipo, también desaparece la productividad y el compromiso con la empresa.
Si su trabajo es lento, considere si debe suspender el stand-up e incluir otros tipos de actividades de trabajo en equipo en el medio.
Como el software o las máquinas, estar de pie es una herramienta. No resuelven los problemas por sí mismos. Pero requieren una implementación cuidadosa y una atención especial al elemento humano para asegurarse de que está creando un entorno abierto y franco donde los equipos trabajan juntos para realizar el trabajo.
Fotos de personas reunidas cortesía de Shutterstock.
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