No me di cuenta de cuántas reglas de correo electrónico no escritas se habían desarrollado a lo largo de los años hasta que ayudé a mi hermano de la universidad a piratear (er, configurar) su bandeja de entrada y explicar algunos de los matices de esta forma omnipresente de comunicación.
Algunos de estos son bastante obvios, pero vale la pena repetirlos (ya que todavía veo personas rompiéndolos de vez en cuando). Otros no son inmediatamente intuitivos, pero, si se siguen en general, nos ayudarán a todos a enviar y responder mejor a los correos electrónicos.
Entonces, los escribo. Revisa la lista y repítela conmigo: “Juro solemnemente que siempre seguiré las reglas del correo electrónico”.
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Tu línea de asunto siempre debe ser descriptiva. “Introducción” no es lo suficientemente descriptivo. “Introducción: Alex (Muse) // Jennifer (XYZ Company)” es mejor.
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Mantenga cada correo electrónico lo más corto posible; le ahorra tiempo y, lo que es más importante, respeta el tiempo del destinatario.
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Cuanto más rápido responda, menor será su tiempo de respuesta.
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Siempre incluya una línea de contexto si el destinatario no desea recibir este correo electrónico. Es tan importante como enviar correos electrónicos por primera vez (“Aquí es donde nos conocimos”) y correos electrónicos a las personas con las que trabaja regularmente (“Este correo electrónico es sobre la siguiente fase de un proyecto en el que estamos trabajando”).
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Pon tu “pregunta” o “elemento de acción” en la parte superior del correo electrónico, no al final, y hazlo explícito. Debe quedar inmediatamente claro para el destinatario lo que desea.
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Si hay una fecha límite, dígalo. Si la solicitud no es urgente, por favor hable.
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Si no necesita una respuesta y el correo electrónico es solo para fines informativos, dígalo.
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Haga cualquier pregunta lo más específicamente posible. “¿Qué opinas de esta propuesta?” No es una buena pregunta. “¿Podemos continuar con la propuesta de $20,000 del vendedor hasta el viernes?” Mejor.
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Utilice listas numeradas o con viñetas siempre que sea posible. Estos son más fáciles de navegar que los bloques de texto.
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Cuando algo es realmente importante, dígalo con valentía.
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No abuses de las negritas en los correos electrónicos.
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Utilice fuentes claras. La fuente Comic Sans no es legible.
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Si recibe una consulta de otra persona y no puede responder de inmediato, responda para informarle cuándo la recibirá. Esto guardará sus correos electrónicos de registro y ayudará a otros a planificar.
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CC siempre el número mínimo de personas requeridas para completar el trabajo. Cuanta más gente haya en la cadena de correo electrónico, menos responsabilidad habrá para responder.
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Use Responder a todos solo cuando sea realmente necesario. A nadie le gusta el tipo que obstruye la bandeja de entrada de todo un departamento.
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Si alguien está en un hilo de correo electrónico que ya no necesita, mueva a esa persona a CCO en su próxima respuesta e indíquelo en la primera línea del correo electrónico. (“Sam, gracias por presentarnos a Mary y a mí; te llevaré al centro de BCC y me encargaré desde aquí”).
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Siempre haga presentaciones de doble opción. Si no lo hace, la gente empezará a temer saber de usted.
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No secuestres el hilo de un tema para discutir otro. Inicie un nuevo hilo de correo electrónico con la línea de asunto y el destinatario correspondientes.
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No amontone. Nadie necesita un vigésimo correo electrónico de “¡esto también es genial para mí!”.
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Si envía el correo electrónico con fines comerciales, incluya su información de contacto y título en el pie de página. Cuanto más simple, mejor.
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Si está enviando un correo electrónico a alguien que está muy ocupado, es perfectamente aceptable y espera que le reenvíe el correo electrónico inicial después de una o dos semanas con un mensaje de seguimiento. La mayoría de las personas ocupadas necesitan al menos uno de estos. No exceda de tres.
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A menos que sea realmente urgente, no es aceptable hacer un seguimiento de los correos electrónicos dentro de las 48 horas. Mucha gente ve el correo electrónico como una forma de comunicación y puede ser simplemente una prioridad más alta que responderle de inmediato.
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Si recibe o desea enviar un correo electrónico enojado, espere. Si hay una emergencia, utilice el teléfono en su lugar.
¡Dinos! ¿Qué reglas de correo electrónico agregarías a esta lista?
Foto de una mujer usando una computadora cortesía de Shutterstock
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .