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Cuando se trata de correos electrónicos de seguimiento, creo que se dividen en uno de dos grupos distintos: registrarse porque necesita desesperadamente una respuesta o redondear porque necesita desesperadamente una respuesta.
Si alguna vez ha buscado trabajo, probablemente esté familiarizado con el primer escenario. Probablemente haya regresado ingenuamente a la bandeja de entrada de su gerente de contratación varias veces, con la débil esperanza de que finalmente recibirá una respuesta sobre los próximos pasos en el proceso de contratación. Sí, el silencio de la radio puede ser frustrante.
Pero, seamos honestos, este es el segundo conjunto de seguimientos, a los que absolutamente, locamente, sin duda necesitas responder, y puede ser bastante irritante.
Ya sea que esté esperando un artículo atrasado de un compañero de trabajo o que esté pendiente de su jefe para obtener las respuestas necesarias, no obtener lo que necesita cuando lo necesita puede ser, en el mejor de los casos, frustrante. enfoque diferente al de esos amistosos “¡solo regístrese!” Mensajes que está acostumbrado a enviar a posibles empleadores o clientes potenciales.
Así que aquí hay cuatro consejos clave para ayudarlo a hacer un seguimiento efectivo cuando no solo quiere responder, sino que lo hace absolutamente.
1. Resiste la tentación de disculparte
No quiero molestarte. Lo siento por obstruir tu bandeja de entrada. No quiero molestarte más con esto.
¿Suena familiar? Lo más probable es que sean todas las líneas que utiliza para iniciar mensajes posteriores. Y, cuando envía correos electrónicos educados a los gerentes de contratación y similares, pueden ser una forma efectiva de cumplir con su solicitud.
¿Pero cuando está esperando ansiosamente una respuesta que alguien le debe legalmente? Bueno, realmente no hay necesidad de disculparse por eso. Te mereces una respuesta para seguir adelante con tu propio trabajo; no es algo por lo que tengas que arrepentirte. No hiciste nada mal.
Así que resista la tentación abrumadora de comenzar su correo electrónico con un montón de disculpas y minucias poco entusiastas. Realmente no son necesarios.
2. Hazlo fácil
Si está haciendo un seguimiento, probablemente le haya enviado a esta persona al menos un (bueno, algunos) correos electrónicos relevantes antes de eso. Y lo más probable es que tu mensaje inicial contenga mucho contexto: qué necesitas, por qué lo necesitas, para quién lo necesitas, etc.
Por supuesto, es importante proporcionar un poco de contexto: los destinatarios deben poder obtener información básica de un correo electrónico (sin desplazarse por ese hilo aparentemente interminable). Sin embargo, tenga en cuenta que la palabra clave aquí es lo básico.
Cuando necesite una respuesta, lo mejor que puede hacer es hacer que sea lo más fácil posible para que esa persona se comunique con usted, lo que significa que debe saltarse la pelusa y entrar directamente en los detalles.
En lugar de confiar en el asunto estándar de “seguimiento”, edite la línea de asunto para describir claramente lo que se necesita. Use oraciones cortas, párrafos e incluso viñetas si hace que su información sea más fácil de escanear.
¿Quieres puntos de bonificación? Incluya la fecha límite a la que debe responder; si se siente particularmente valiente, póngala en negrita. Cuanto más fáciles sean sus mensajes para leer y responder, más probable es que realmente obtenga lo que necesita.
El siguiente es un ejemplo de un correo electrónico de este tipo:
Hola Josh,
Solo para recordarle que todavía me falta su contribución gráfica al informe que vence a fin de mes. Esto es lo que todavía necesito de ti:
- tabla de crecimiento de clientes
- Gráfico de la industria del cliente
Los necesito para el final del lunes 28 de noviembre a más tardar. ¡Gracias!
afortunado
3. Pruebe otros métodos
Todos hemos llegado a depender en gran medida del correo electrónico, y por una buena razón. Esta es una forma cómoda y sencilla de comunicarse.
Sin embargo, dado que siempre nos ahogamos en las bandejas de entrada, es fácil que esos mensajes se pierdan por completo en la confusión. Las personas leen sus correos electrónicos y juran responder más tarde, solo para ser enterradas más y más profundamente, lo que significa que “más tarde” nunca llega.
En general, no recomendaría este enfoque en situaciones en las que solo desea recibir una respuesta (Honestamente, a los gerentes de contratación no les gusta que los acosen). Pero si está atascado esperando la información que necesita, podría ser el momento de aventurarse detrás de la pantalla de su computadora para obtener esa respuesta.
Tome el teléfono, pase por el escritorio de esa persona o menciónelo cuando se reúnan alrededor de la cafetera por la mañana. Sí, eso podría ayudarlo a cruzar la línea de persistente a plaga. Pero a veces los tiempos desesperados requieren medidas desesperadas.
4. Describa los próximos pasos
Cuando todo lo demás falla, es hora de describir cómo avanzará si nunca obtiene la respuesta que necesita. No importa cuántos trucos y estrategias diferentes pruebes, siempre habrá algunas personas que no te responderán. Y, desafortunadamente, eso no significa que puedas borrarlo todo. Tienes que adaptarte y seguir adelante.
Por lo general, sabe cuándo enviar el último mensaje de seguimiento: su último esfuerzo para que esa persona finalmente presione el botón “responder”. Por lo tanto, al enviar esta advertencia final, cierre su mensaje detallando lo que sucederá a continuación si no obtiene lo que desea.
Lo sé, puede sonar amenazante. Sin embargo, es importante explicar esto al destinatario. Usando nuestro ejemplo anterior, podría agregar una línea como esta en la parte inferior de ese correo electrónico:
Si no recibo su diagrama en la fecha límite, procederé a completar el informe con una nota indicando que su contribución nunca ha sido recibida.
¿Un poco más duro de lo que estás acostumbrado? Si. ¿Eficaz? De Verdad.
Siempre es frustrante escuchar una respuesta de cricket a tu correo electrónico, pero se vuelve especialmente molesto cuando realmente necesitas una respuesta. Además, esta situación a menudo requiere un enfoque diferente al enfoque cortés al que estás acostumbrado.
Implemente estos consejos y mejorará sus posibilidades de obtener finalmente la respuesta que ha estado esperando. ¿que no? Bueno, al menos sabrás que lo intentaste todo, excepto enviar palomas mensajeras (para que conste, no lo recomiendo).
Este artículo es de índole informativo, es una recopilación de información de internet, esta información no necesariamente esta actualizada o es una fuente final de información. .