¿Alguna vez salió de una reunión pensando: “Vaya, no vamos a llegar a ningún lado?”
Reunir equipos es a menudo la forma más efectiva de avanzar con decisiones o iniciativas importantes. Pero solo funciona si la reunión está configurada correctamente.
Entonces, cuando sea su turno de liderar, use estos cinco pasos para prepararse para su reunión, incluso antes de cruzar la puerta.
1. Invita a las personas adecuadas
Nada descarrila una reunión como tener a la persona equivocada en la sala. Si su objetivo es que el grupo tome una decisión al final de la reunión, asegúrese de que todos los que tengan un interés significativo o un veto en la decisión estén en la mesa de negociación. ¿Discutiendo una nueva estrategia de ventas para un producto? Probablemente desee que el ejecutivo de ventas y el gerente de producto estén presentes, de lo contrario, no se decidirá nada.
Por otro lado, tener demasiadas personas “extra”, o personas que son mucho más altas o más bajas que el resto de la sala, puede alterar esta dinámica. Si no necesita que el jefe de relaciones públicas se involucre en hacer el cambio, no lo invite. Si todo el mundo se siente intimidado por el CFO, póngalo en la sesión inicial de intercambio de ideas.
2. Considera asignar tareas
¿Desea que las personas comiencen desde cero, o ayuda que todos entren a la reunión con información general? Si se le ocurre un plan que desea ingresar, envíelo la noche anterior (no una hora antes) para que al menos algunos asistentes tengan tiempo de revisarlo y digerirlo.
Si quiere que la gente aporte ideas a la reunión, dígaselo.
3. Establecer una agenda
Si está organizando una reunión, deberá establecer una agenda. Si comienza una reunión diciendo: “Estamos aquí para discutir nuestra estrategia de redes sociales. ¿Quién tiene una idea?”, bueno, está pidiendo caos.
En su lugar, distribuya o escriba en una pizarra o en un rotafolio los temas que planea que el grupo discuta en el orden que desea cubrir. Por ejemplo, su agenda podría ser:
Cuando todos conocen el plan, es más probable que se mantengan en el tema. Además, la agenda le brinda una estructura a la que recurrir: si la discusión se desvía del tema o se estanca, puede recordarles a todos en la sala lo que debería estar discutiendo.
4. Dile a la gente el objetivo
Las metas son diferentes de las agendas. La agenda es de lo que quieres hablar. El objetivo es lo que desea lograr, o el objetivo de la reunión: una decisión que debe tomarse en la mesa de negociación, los próximos pasos que deben acordarse.
Por ejemplo, los objetivos de la reunión hipotética anterior podrían ser:
5. Sin sorpresas: “pre-vende” tu gran idea
Si se te ocurre un gran plan o una propuesta, siempre te conviene saber cómo reaccionarán las personas en la sala. ¿Quién podría apoyarte? ¿Quién podría desafiarte y qué objeciones podrían plantear?
Antes de la reunión, identifique a las personas clave cuyas opiniones son importantes y comparta sus planes o recomendaciones uno a uno con ellos. Solicitar entrada. “Vende” tu idea antes de la gran reunión. Tome nota de cualquier problema que tengan y ajuste la forma en que presenta su plan para abordarlos.
¿El vicepresidente de finanzas cree que su plan de puesta en marcha está costando demasiado? Asegúrese de preparar un presupuesto estimado y averigüe cuánto costarán otros lanzamientos para que pueda poner su presupuesto propuesto en perspectiva. De esa forma, la conversación no se interrumpirá cuando ella diga que tu plan “parece caro”.
Por otro lado, sería genial que a todos les gustara la sección de redes sociales de tu plan. No pierda 20 minutos explicando por qué las redes sociales son importantes, simplemente salte a los detalles de su plan real o centre la atención de su equipo en otras áreas en las que realmente necesita tomar una decisión.
Si se organiza con anticipación, reúne al equipo adecuado y evita sorpresas, se permitirá aprovechar al máximo el tiempo de su equipo. Además, seguramente impresionarás a todos en la sala con tu preparación y tendrás la oportunidad de brillar como líder.
Foto cortesía de Ambro.
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