¿Qué hay en el nombre?Por qué es realmente importante nombrar y organizar archivos

Cuando administré a otros por primera vez, recuerdo haber estado pacientemente esperando mientras un analista de mi equipo intentaba encontrar el archivo que necesitaba en su computadora. Cuando, después de cinco minutos, dijo que no podía encontrarlo y que me enviaría el archivo por correo electrónico una vez que lo encontrara, lo que me dejó una muy mala impresión (me pregunto qué más podría haber perdido).

Entonces, escúchame: si bien nombrar y organizar tus archivos y carpetas puede no ser el tema más sexy que he discutido (dice la mujer que te trajo presupuestos y consejos de Excel), te aseguro que es un tema importante. Tener un sistema de almacenamiento en línea optimizado no solo hará su vida más fácil y le ahorrará mucho tiempo, sino que también lo hará parecer más organizado y organizado frente a su jefe y colegas. Esta es su regla general.

1. Tu escritorio es tu escritorio virtual

¿Sabes cómo la gente te dice que mantengas tu escritorio limpio para que tu jefe no piense que eres un vago? Esto también se aplica al escritorio de su computadora. Este es el lugar para colocar los archivos en los que está trabajando esta semana, no donde debería arrastrar todos los archivos adjuntos que haya recibido.

Recomiendo reducir su escritorio a la menor cantidad de carpetas posible. Hay uno para cada proyecto grande en el que esté trabajando actualmente, además de su carpeta de trabajo principal donde puede acceder fácilmente a todo lo demás. Si aún no lo ha hecho, configure su escritorio en una cuadrícula (para que sus íconos no se superpongan) y descubra la gran alegría de los atajos.

Si necesita ayuda adicional para agregar estructura a su pantalla de inicio, pruebe una aplicación de organización de escritorio como Clean o DragThing en Mac o Fences en PC.

2. Las carpetas deben tener una política

He notado que la mayoría de las personas están sobre o debajo de la carpeta, pero muy pocas lo hacen bien. ¿Cómo saber dónde caíste? Mire algunas de sus carpetas más usadas o usadas recientemente y cuente los documentos en ellas. Si hay docenas de archivos, probablemente usará más estructura, y si solo hay un documento en Archivos de trabajo > Cliente A > 2012 > Noviembre > Informes de ventas, definitivamente es un sobrecarpeta crónico.

Aquí hay algunas reglas que trato de seguir:

Almacene tipos de archivos similares juntos: Tener una carpeta Imágenes de clientes o Modelos financieros facilita saber dónde colocar (y encontrar) archivos del mismo tipo.

Consecuentemente: Por ejemplo, organice por cliente, proyecto o fecha, y estructure todas las subcarpetas de la misma manera. Trate de organizar sus carpetas de modo que si otros están navegando por ellas, puedan seguirlas fácil e intuitivamente sin su guía.

Mantenga los nombres cortos: Los nombres largos son más difíciles de leer y navegar cuando escanea archivos en una carpeta. Es decir, solo use abreviaturas que recordará más tarde y que pueda buscar fácilmente (por ejemplo, “Nov” para “Noviembre” funciona, no “EvntPlnng” para “Event Planning”).

3. Los nombres de archivo tienen un propósito

Cuando asigne un nombre a un archivo, elija una frase significativa. Si recibo un archivo adjunto llamado DSC1045.jpg o Draft Idea.doc, es difícil para mí saber qué es o, lo que es más importante, buscarlo más tarde. Una buena prueba: imagina encontrar ese archivo en tu escritorio en unos meses. ¿Puedes decir fácilmente qué es? Si no, cámbiele el nombre.

Para los documentos que crea regularmente, como las notas de una reunión mensual de la junta, puede ser más fácil diferenciar el documento por la fecha de la reunión que por el tema. Nunca use mes-día-año ya que ordenará primero por mes, luego por día y luego por año. En su lugar, use Año-Mes-Fecha (números para meses) para que pueda ordenarlos cronológicamente fácilmente. Por ejemplo: Use 2012-10-27 Board Presentation.pdf en lugar de Oct27-12 Board Presentation.pdf o 10-27-2012 Board Presentation.pdf. Le ahorrará mucho tiempo al navegar y buscar más tarde.

4. Control de versiones, Control de versiones, Control de versiones

Si recuerda algo sobre el nombre de los archivos, que sea el control de versiones. Es fácil. Cuando el documento se crea por primera vez, debe terminar en v1. Por ejemplo, nombraría una propuesta: ClientA Proposal_v1.ppt. Cada vez que guarde un cambio y lo envíe a un cliente o colega, actualícelo a la versión 2, 3, 4, etc. Una vez que la documentación esté completa, debe guardar ClientA Proposal_vf.ppt o ClientA Proposal_final.ppt para acceder más tarde. Porque no hay nada peor que tener que preguntarse si hay una 14ª edición, o si la 13ª edición es realmente la última.

¡Dinos! ¿Eres una sobre-carpeta o una sub-carpeta? ¿Algún consejo para organizar archivos, carpetas y escritorio?

Foto de carpeta cortesía de Shutterstock.

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