Teniendo en cuenta que el correo electrónico es el modo principal de comunicación en la mayoría de las oficinas, no siempre elegimos sabiamente las palabras escritas. Es fácil ser molesto, grosero o simplemente grosero sin darnos cuenta, especialmente cuando intentamos pasar rápidamente por una bandeja de entrada llena de gente o responder mensajes entre nuestras conferencias telefónicas. Con solo escribir unas pocas palabras (u omitir), un correo electrónico rápido puede pasar de ser un mensaje amistoso a un desastre total.
Bueno, es hora de una intervención de correo electrónico. Estos son algunos de los errores más comunes en el lugar de trabajo que cometemos sin saberlo, y algunas estrategias de solución rápida para evitarlos en el futuro.
1. el tema es informacion
¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico con un asunto solamente? Te vi por teléfono. Llámame cuando tengas la oportunidad o ¿dónde está tu informe de fin de mes? Sí, puede resultarle ofensivo, molesto o ambos. Recuerde, ya sea que sea un compañero de trabajo o un gerente, enviar correos electrónicos y mensajes de texto no es lo mismo y nunca lo será. Un correo electrónico con un asunto similar a un texto siempre enviará el mismo mensaje: no vales mi tiempo.
Arreglo rapido: Todos tenemos días locos en la oficina, cuando solo necesitas estar en contacto con compañeros de trabajo o subordinados directos y no escribir ficción. Así que no lo hagas. Use un asunto de una o dos palabras, como reunión o fin de mes, y use una o dos líneas rápidas en su mensaje:
Hola, Jessica,
Su teléfono está ocupado y espero que podamos discutir su informe de fin de mes antes de que finalice el día. ¿Eres libre de llamarme?
Este método siempre valdrá la pena por tus 15 segundos adicionales.
2. Resalta (y usa mayúsculas y negritas) los detalles importantes
Cuando tenga un proyecto o informe importante y lo discuta por correo electrónico, escriba la palabra completa en mayúsculas (necesito que firme al final del día) y resalte, negrita o subraye la oración completa. siente que está hablando con sus compañeros de trabajo.
Una vez trabajé con un tipo que me enviaba un correo electrónico NECESITA APROBACIÓN en rojo y todo en mayúsculas en su mensaje o resaltaba todo el párrafo en amarillo. Trató de ser informativa y señaló detalles importantes, pero lo hizo de manera grosera.
Arreglo rapido: Use encabezados o viñetas en negrita o cursiva para resaltar elementos importantes o viñetas que esté creando, y formatéelos en unas pocas palabras, no en párrafos completos. Si le preocupa que sus lectores puedan hojear su correo electrónico y perderse proyectos urgentes, asegúrese de utilizar un asunto de correo electrónico informativo, como Proyectos pendientes de aprobación al final del día. Finalmente, asegúrese de que sus correos electrónicos sean concisos y claros, lo que hará que sea más probable que los destinatarios obtengan toda la información necesaria.
3. Responder a todos, todo el tiempo
Cuando envía un correo electrónico a un colega con un consejo útil o un detalle que se pasó por alto en un mensaje anterior, presionar “Responder a todos” puede hacer que un comentario amistoso o una sugerencia parezcan condescendientes o competitivos, especialmente si el gerente de la persona está en CC. (Plagiar al jefe de alguien en un correo electrónico y hacer correcciones es básicamente lo mismo que darle una crítica constructiva mientras su jefe está allí, lo que nadie aprecia en absoluto).
Arreglo rapido: Si tiene una sugerencia para el remitente, envíele un correo electrónico directamente, preferiblemente en un hilo diferente, para que no haya riesgo de presionar accidentalmente “responder a todos”. Mejor aún, ¡toma el teléfono! Una llamada telefónica rápida puede aclarar fácilmente los detalles, sin correr el riesgo de ofender a nadie.
4. Firma sin tu nombre
Sé que escribir “gracias, tu nombre” parece un paso innecesario cuando estás apurado y revisas tu bandeja de entrada, especialmente cuando tu firma de correo electrónico está allí. Bueno, hazlo de todos modos. Terminar un correo electrónico sin su nombre es como dejar una conversación sin despedirse. Te hace ver apresurado y grosero.
Arreglo rapido: Agregue un agradecimiento y su nombre a su firma de marca y configúrelo para que se complete automáticamente en su correo electrónico cuando presione enviar. Inicie sesión de manera amigable y profesional en todo momento, sin que tenga que hacer nada.
5. Enviar correos electrónicos no amigables para el administrador
Enviar correos electrónicos que no desea que vea su gerente puede ponerlo en un aprieto profesional si se reenvía el correo electrónico. Sí, esto debería ser evidente, pero aún sucede todo el tiempo. Un amigo mío trabaja con una mujer que se quejó de ella en la cadena de correo electrónico y ¿adivina qué? Ese correo electrónico terminó en su bandeja de entrada.
También tenga en cuenta que el correo electrónico de la empresa es propiedad de la empresa y se considera un juego justo si Recursos Humanos decide que necesita acceder a su cuenta. Los consejos sinceros a los colegas, las quejas a los colegas o los detalles sobre los planes de fin de semana nunca deben salir de su bandeja de salida.
Arreglo rapido: Sea un profesional consumado y finja que su jefe está en copia oculta en cada correo electrónico que envíe. Fin de la historia.
¡Dinos! ¿Alguna vez has cometido un gran error de correo electrónico? ¿A qué etiqueta de correo electrónico te has apegado? ¿Qué paso en falso odias?
Foto de una mujer enviando un correo electrónico a través de Shutterstock.
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