Hay muchos asistentes administrativos talentosos por ahí. He conocido a muchos hombres y mujeres que siguen carreras como asistentes administrativos, gerentes de oficina o coordinadores administrativos, desarrollando sus talentos en la planificación de eventos, gestión de proyectos y conserjería de clientes en carreras bien remuneradas. Este tipo de trabajo es importante y mantiene el negocio en marcha.
Sin embargo, no soy un asistente administrativo, ni soy particularmente talentoso en estas tareas administrativas. Soy excelente con los clientes, pero no soy tu chica cuando se trata de coordinar viajes y transporte para varias personas. Soy amigable, pero mi voz es similar a la de un niño de 10 años, no para un comportamiento telefónico profesional. Naturalmente, no sé cuántas libras de ensalada de papa pedir para un almuerzo de 20 personas. De hecho, nunca planeé una gran fiesta, mi madre planeó toda mi boda.
Sin embargo, a menudo se supone que me haré cargo de tareas administrativas en el trabajo (tomar notas, ordenar el almuerzo, fotocopiar) porque soy la única mujer involucrada en el proyecto. Muchas mujeres trabajadoras han compartido experiencias similares conmigo. De hecho, una excolega en la industria editorial y de medios me dijo recientemente que sus colegas masculinos daban por sentado que enviaría invitaciones de calendario, reservaría salas de reuniones y tomaría notas para proyectos interdepartamentales. Es una directora sénior con más de 15 años de experiencia, a la par o superior a sus colegas.
Aún más inquietante es la suposición de que las mujeres son más capaces de hacer estas cosas que los hombres.A pesar de que hemos recorrido un largo camino, algunos (por supuesto, no todos) de nuestros colegas hombres mayores parecen no poder sacudir a nuestras chicas solo uno mejor Al tomar notas y enviar invitaciones.
Soy reacio a escribir un artículo de “cómo” sobre cómo lidiar con esta situación, porque la responsabilidad de revertir las tradiciones culturales no debe recaer en un solo género. Pero si eres como yo, tienes trabajo que hacer (trabajo real, trabajo por el que te pagan) y necesitas cortar este problema de raíz. Así que reconocer que estas son soluciones a corto plazo para problemas que tardan unos días hábiles en corregirse funciona para mí.
1. Pregúntese: ¿Es este un momento de “hacer todo lo posible” o es inapropiado?
No me importa añadir “todos a bordo”. Por ejemplo, actualmente trabajo en una pequeña startup y, debido al tamaño y presupuesto de la empresa, asumí responsabilidades operativas, financieras y relacionadas con recursos humanos que los especialistas en marketing normalmente no necesitan. No creo que estas responsabilidades extra estén fuera de lugar, es el caso en el mundo de las startups.
Por otro lado, si encuentra que los miembros de su equipo le piden repetidamente a usted (y no a otros profesionales igualmente capacitados, especialmente colegas masculinos en su lugar) que se encargue de tareas administrativas no relacionadas con su puesto, como ordenar o almorzar— — Continúe con el n.° 2.
2. No sientes un precedente
En mi primer puesto al salir de la escuela de posgrado, me ofrecí a comprar el almuerzo para mi jefe el primer día. Traté de ser amable, pero, sin saberlo, senté un precedente peligroso: desde entonces, no dejaba de pedirme que lo invitara a almorzar.
No hay nada de malo en ser amable y servicial, pero hay muchas maneras de expresar la voluntad de ir más allá del deber, además de hacer mandados personales o saltar cuando alguien necesita algo de FedExed. Aprende de mis errores y piensa detenidamente antes de seguir este camino.
De hecho, también puede sentar un precedente que no tendrá: si está en un equipo de proyecto que no tiene gerentes asignados, dedique tiempo a la reunión de planificación inicial dirigiéndose directamente a quién está a cargo de organizar reuniones, imprimir documentos, etc Se recomienda desde el principio asignar estas tareas a todos, o alternar entre los miembros del equipo.
3. Enséñales a pescar
El objetivo de ofrecerse como voluntario para tareas administrativas debe ser demostrar que está dispuesto a cooperar y hacer el trabajo, no demostrar que solo trabajará para otra persona. Con eso en mente, si encuentra a un colega que le pide repetidamente que escanee, envíe un fax, copie o programe una reunión, simplemente diga: “Déjeme mostrarle cómo hacer esto para que no tenga que seguir preguntándome. Es realmente fácil…” y luego guíelos a través del proceso.
Esto evita que la persona vuelva a pedir esta ayuda y reduce el tonto “Soy tan indefenso y malo con la tecnología, ¿no es lindo?”. Esto suele acompañar a estas solicitudes. Tú y yo sabemos que una tarea como esta no requiere poderes mágicos, solo lleva unos minutos. Hablando de tiempo:
4. Defiende tu valioso tiempo
Si un colega le pide que copie y organice una pila de 40 páginas, le está pidiendo que se tome su tiempo en una tarea. Mucha gente se puede hacer en lugar de trabajar en su proyecto real, que presumiblemente solo usted puede hacer.
El papeleo es importante, pero eso no significa usted Hay que cuidarlos día tras día. Tienes otro trabajo que hacer y tomarte un tiempo libre puede tener un efecto perjudicial. Si su desempeño se ve afectado porque dedica demasiado tiempo a las tareas administrativas, su gerente lo verá como una priorización ineficaz.También puede enviar un mensaje de que realmente preferir Trabajo relacionado con las operaciones. En cambio, tenga en cuenta que cualquier tarea “opcional” debe ser una oportunidad para mostrar sus habilidades, desarrollarse profesionalmente o mostrarle a su gerente que está considerando conscientemente su futuro en la empresa.
No puedo enfatizarlo lo suficiente, no hay nada degradante en el trabajo administrativo. Pero si no tiene una función de administrador, no hay razón para que sus colegas le pidan o supongan que usted es el administrador predeterminado solo porque es la única mujer en la sala. Defiéndete y vuelve al trabajo.
Foto de una mujer hablando por teléfono cortesía de Shutterstock.
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